Отличия деловых писем от других

Современные бизнесмены успешно используют в своей деятельности ультрасовременные технологии, а также сеть Internet. Однако даже сегодня деловая переписка – обязательный атрибут в работе делового человека, единственное, что изменилось – носители.

Стоит отметить, что деловая переписка является подвидом официальной.

Чем деловая переписка отличается:

• Стилистикой изложения.
• Лексикой – письмо не должно быть эмоциональным.
• Переписка должна быть оформлена на официальном бланке вашей фирмы.
• Шрифт среднего размера, одинаковый по всему тексту.
• Объем письма не более одной странички.
• Собеседники должны придерживаться субординации.

Виды деловых писем

Деловые письма, не требующие ответа:

• Гарантийное письмо.
• Сопроводительное.
• Информационное.
• Письмо-уведомление.
• Письмо-предупреждение.
• Письмо-напоминание.

Письма, требующие ответа:

• Обращение.
• Предложение.
• Запрос.
• Требование.
• Прошение.

Некоммерческие письма:

• Приглашение.
• Письмо, в котором человек соболезнует.
• Благодарственное письмо.
• Информационное.
• Письмо-рекомендация.
• Гарантийное.
• Подтверждающее письмо, к примеру, что продукция доставлена, сделка завершилась.
• Поздравительное.
• Письмо с просьбой.
• Письмо-инструкция.
• Сопроводительное.

Коммерческие письма. Чаще всего их отправляют перед заключением соглашения либо во время действия контракта. Существует несколько разновидностей таких писем:

• Письмо-ответ на запрос.
• Письмо-запрос.
• Оферта с предложением оформить сделку либо подписать контракт.
• Письмо-претензия.
• Письмо-напоминание.
• Предупреждение о завершении договоренностей или о необходимости выполнения обязательств.

В зависимости от структуры, письма подразделяются на следующие типы:

• Оформленные в свободной форме, содержат текст автора.
• Оформленные на бланке.

В зависимости от адресата:

• Циркуляр – письмо направляют множеству адресатов.
• Стандартное – предназначено для одного адресата от имени одного человека.
• Коллективное – предназначено одному адресату, однако составлено от нескольких человек.

Кроме того, письма могут отличаться по форме, в которой их отравляют:

• Сообщение, переданное по факсу.
• Сообщение на еmail.
• Бумажные письма.

Существуют письма, которые неэтично печатать, их следует написать от руки. Например, это могут быть поздравления и соболезнования.

Деловой стиль письма

По правилам деловой переписки и оформления делового письма, следует придерживаться официального стиля. Какие специфические особенности присущи деловой корреспонденции:

• важно точно передать данные;
• нужно придерживаться официального стиля;
• быть сдержанным, максимально сократить текст;
• информация должна быть объективной и структурированной.

Деловой этикет и правила деловой переписки определяют следующие нюансы: письма должны быть краткими, лучше использовать простые предложения. Не стоит перегружать текст прилагательными, следует использовать глаголы. Не рекомендуется оперировать узкоспециализированными и малоизвестными терминами, поскольку адресат может не понять вас. По возможности упрощайте тексты.

В деловой переписке не должно быть неинформативных текстов, в которых много «воды». Поэтому приводите факты, будьте конкретными. В заключении не стоит использовать длинные и сложные фразы. Также не должно быть и алогизмов, несогласованных абзацев.

Требования к деловым письмам

По правилам оформления деловой переписки, письмо должно удовлетворять нижеследующим требованиям:

• все уровни речи – лексический, морфологический, синтаксический – должны быть стандартизированы, в речи содержится большое количество оборотов, терминов, формул;
• важно придерживаться нейтрального, сдержанного и строго тона, не использовать эмоциональные и экспрессивные выражения;
• текст должен быть точным и понятным, без ошибок, с четкими и обдуманными формулировками;
• добивайтесь того, чтобы текст получился лаконичным и кратким, не стоит включать в него выражения с двойным смыслом;
• применяйте языковые формулы, которые были сформулированы после повторяющихся ситуаций;
• используйте термины (слова и словосочетания со специальными понятиями);
• добавляйте в текст лексические сокращения – сложносокращенные слова, которые образуются путем удаления букв из частей слов, к примеру, ОАО, ГОСТ, а также графические сокращения – обозначения слов в сокращенном виде, например «гр-н», «г-жа» и тому подобное;
• составляйте предложения в родительном и творительном падежах;
• применяйте словосочетания с отглагольными существительными, к примеру «оказать помощь», а не «помочь»;
• составляйте простые распространенные предложения.

Обращение к адресату деловой переписки

Согласно новым правилам деловой переписки, обращаясь к адресату, нужно ориентироваться на должность, которую он занимает, область деятельности, а также то, насколько хорошо вы знаете человека. Беспроигрышная формула обращения, подходящая для любых ситуаций, выглядит следующим образом: «Уважаемый господин Иванов!», «Уважаемая госпожа Петрова!».

Если вы обращаетесь к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам или председателям обществ, организаций, следует указывать только должность, без фамилии. К примеру, «Уважаемый господин президент!», «Уважаемый господин министр!».

В письмах-приглашениях, а также извещениях можно обратиться по имени и отчеству адресата, например, «Уважаемый Иван Иванович!».

Если вам нужно обратиться к людям, с которыми вы работаете, к сослуживцам, следует использовать следующую формулу: «Уважаемые коллеги!».

Когда текст письма должен начаться с личного обращения к человеку, по правилам ведения деловой переписки, следует в конце текста, но перед подписью указать формулу вежливости «С уважением».

Российский деловой этикет гласит, что, формулируя просьбы, запросы, предложения, мнения, надо использовать форму выражения от первого лица множественного числа: «Предлагаем Вашему вниманию новую коллекцию», «Напоминаем, что завершение строительства произойдет в обговоренный срок».

Формула обращения от первого лица единственного числа – прошу, предлагаю, приглашаю – применяется в официальных текстах, в документации, которая оформлена на бланках официальных лиц.

Этикетные средства деловой переписки

Основные правила деловой переписки гласят, что тон таких текстов должен быть корректным и оптимистичным. От того, какую форму и стиль письма вы выберете, зависит то, насколько текст получится убедительным и как будет воздействовать на адресата. Дело в том, что важны не только данные, но и тональность, в которой вы ведете переписку. От данного параметра зависит итог деловых переговоров между фирмами.

За счет применения средств этикета можно сделать высказывание мягче. К примеру, если вам нужно отказать человеку, сделать это лучше с формулами вежливости. Тогда у вас появится возможность для дальнейшей взаимовыгодной работы.

Пример: «На наш взгляд, цены на Ваш товар увеличились, в результате чего наши продажи продукции в данном регионе стали низкими». «Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, такой подход позволит эффективно работать и получать высокую прибыль».

Обратите внимание, адресату отказали, однако вежливо.

К этикетным средствам можно отнести вводные слова, которые указывают на ваше отношение к беседе, они делают высказывание оценочными.

Пример: «Если рассматривать долю товаров Вашей компании в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, всего 5 %». «К сожалению, мы не можем предложить вам данный бренд, поскольку он сейчас в стадии переработки».

По общепринятым правилам общения деловой переписки, причем как за рубежом, так и в нашей стране, считается необходимым благодарить за оперативный ответ.

Этикетные модели, выражающие радость, надежду, уверенность, одобрение, признательность, позволяют сделать письмо красивее, добавив в него яркость, а также создать необходимую тональность общения, улучшить взаимопонимание между двумя людьми.

Пример: «С удовольствием приглашаю Вас поучаствовать в нашем мероприятии», «Имею честь пригласить Вас на деловой ужин», «Мы были бы рады видеть Вас на нашей презентации».

Однако важно понимать, что вежливость не должна быть ложной. В противном случае вы оттолкнете собеседника. Нельзя использовать в деловом письме такие фразы, как «Будьте так любезны», «Не откажите в любезности сообщить» и тому подобное. Кроме того, не стоит включать в коммерческое информационное сообщение фразеологизмы, меняющие тональность.

Пример: «Приносим извинения за вновь причиненное беспокойство. Но, к сожалению, в банковской организации снова закручивают гайки, по этой причине у нас все еще нет контракта, отсутствуют необходимые документы и мы не можем закрыть сделку».

Так или иначе, к образности можно прибегнуть, чтобы смягчить строгий деловой стиль, добавить красок в интонационный рисунок письма, сделать текст экспрессивнее.

Оформление делового письма

Жестких требований того, как оформлять деловую переписку, нет. ГОСТ носит рекомендательный характер, поэтому эти правила зачастую нарушаются. Однако есть общепринятые среди деловых людей нюансы, которые стоит соблюдать, чтобы коммуникация между партнерами или коллегами прошла успешно:

• можно использовать угловые или продольные фирменные бланки;
• отступы по верхнему, нижнему и левому краю должны быть 20 мм, по правому – 10 мм;
• используемый шрифт Times New Roman, кегель 12–14;
• когда текст занимает более 1 листа, следует пронумеровать страницы;
• у приложений должна быть своя нумерация;
• в верхнем левом углу нужно указать номер исходящего документа и занести его в журнал.

Дата письма чаще всего находится в верхней левой части страницы, нельзя располагать ее снизу после текста. Общепринятый формат следующий: число, месяц, год арабскими цифрами, к примеру, 13.08.2020. Также можно оформлять месяц буквенно, например 26 июня 2021.

Реквизит «подпись» включается в себя должность и расшифровку подписи, к примеру:

Исполнительный директор ЗАО «Финист» С. С. Петров.

Когда письмо располагается на фирменном бланке, не нужно указывать название вашей организации.

Если письмо подписывают множество сотрудников, они должны быть размещены поочередно по убыванию должности, к примеру:

Замдиректора ЗАО «Финист» С. С. Петров

Бухгалтер С. В. Иванова

Важно, чтобы подпись должностного лица была заверена печатью на документации, которая связана с финансовыми средствами.

В конце письма либо на обороте страницы нужно сделать отметку ответственного лица, указав его номер телефона. Подпись ставить необязательно.

Электронное деловое письмо

Разберем, каковы правила деловой переписки по электронной почте. В каждую фирму ежедневно приходит и рассылается большое количество корреспонденции. Связаться по почте с партнерами можно быстро и легко, так же как и обменяться необходимыми документами.

Электронное деловое письмо включает в себя несколько блоков:

• тема;
• приветствие:
• суть письма. Здесь нужно описать, по какой проблеме вы пишете либо ответить кратко, если основная часть выслана в приложении;
• подпись и контакты.

Отправляя корреспонденцию, важно следить за тем, чтобы все поля были заполнены: адрес отправителя, адресата, тема письма, приложение. Чтобы не допустить ошибок, придерживайтесь нижеследующих правил деловой электронной переписки.

Прежде всего нужно указать в настройках email свои Ф. И. О. либо наименование фирмы, в которой вы работаете. Только в этом случае ваше письмо не попадет в спам, адресат будет с большим доверием относиться к таким письмам.

В обязательном порядке нужно заполнить блок «Тема». Здесь следует указать краткое название (до 5 слов), которое отражает содержание текста.

Чтобы грамотно оформить приветствие в email-письме, придерживайтесь общепринятых правил деловой переписки.

Цель вашего обращения нужно изложить также с опорой на правила составления стандартной документации. По сравнению с бумажным письмом, электронное труднее оформить красиво. По этой причине необходимо написать кратко дополнительную информацию, при этом основной текст выслать во вложении.

Не следует повторяться в теле письма и в приложении. В теле письма указываем краткую дополнительную информацию, которая не вошла в приложение, либо содержание, требующее разъяснений. Лучше всего разделить большой блок на несколько абзацев с пропуском строки, чтобы сделать текст читабельным.

Как оформить подпись? Для этого указываем должность отправителя, Ф. И. О. или только имя и отчество. Затем размещаем контакты, сайт фирмы и лого.

Кстати, вы можете оформить подпись один раз, для этого нужно зайти в настройки email. Проработайте данный момент. Завершить деловое письмо можно подписью, например:

С уважением,

заместитель директора

ОАО «КАТОД»

Панин О. В.

Телефон: 8(353)44-55-66

8-913-453-111-22

Еmail katod@gmail.com

В рассматриваемом примере указана фамилия и инициалы. Такое решение имеет место, однако в этом случае адресат при ответном звонке не будет знать, как к вам обратиться, возникнут дополнительные вопросы. Чтобы упростить себе работу, просто укажите Ф. И. О. полностью.

Самые распространенные ошибки в деловой переписке

Некоторые специалисты по работе с клиентами отмечают, что не все сотрудники знают правила деловой переписки, из-за чего возникает непонимание. Нередко адресат указывает отправителю на допущенные в email-письме ошибки, что снижает эффективность совместной работы, ухудшает имидж компании. Далее приведем самые частые недочеты, встречающиеся в деловой переписке.

• Отправили письмо другому адресату

Чаще всего ошибки возникают потому, что отправитель путает адрес, куда нужно отправить письмо, из-за невнимательности.

В случае, когда вы ошибочно отправили письмо коллеге либо стороннему адресату, следует отправить письмо с извинениями за допущенную ошибку.

Сложнее будет ситуация, если вы случайно отправите текст с важными данными вашим конкурентам либо партнерам. Так сторонние люди получат доступ к ценной информации.

Чтобы исключить подобные казусы и сохранить важную корпоративную тайну, следует тщательно проверять адрес email, прежде чем отправить письмо. Действуя таким образом, вы исключите риск ошибок.

• В письме нет конкретики

Важно научиться доносить свои мысли до адресата в понятной и краткой форме. В противном случае деловая переписка превратится в огромное количество бессмысленных текстов. Подобные письма без конкретики негативно сказываются на деловом общении, поскольку партнерам приходится несколько раз перечитывать текст, чтобы понять вашу мысль.

Поэтому, прежде чем написать текст, спросите себя, какова ваша цель и главная мысль запроса? Постарайтесь описать это двумя-тремя фразами, такой подход позволит установить доверительные отношения с коллегами и клиентами.

В начале письма следует указать ключевую тему, к примеру «Обращаюсь к вам для обсуждения совместной работы до конца текущей декады». Так адресат сразу сможет понять, в чем суть вашего письма, и сможет быстрее вам ответить.

• Жаргонизмы и неуместные сокращения

Не стоит включать в текст письма жаргонизмы и аббревиатуры, если вы не уверены, что адресат сможет их правильно расшифровать. Применять такие фразы можно, только когда их употребление обоснованно, в противном случае от них нужно отказаться.

Составляя текст, используя профессиональные термины, непонятные собеседнику, а также жаргонизмы, вы проявите неуважение к адресату. Ему придется в течение длительного времени разгадывать смысл вашего обращения.

Для наглядности рассмотрим два письма. Одно из них написано в духе личной переписки: «Давайте встретимся в МФЦ, в 21-м офисе, в 15:00. С собой нужно взять документы, будьте готовы находиться там до закрытия».

Конечно, коллеги и близкие, возможно, поймут, что вы имели в виду. Однако партнеры, которые не знают особенности вашей деятельности, не догадаются, о чем идет речь. Чтобы избежать недопонимания, составлять текст нужно по следующему образцу: «Партнеры, предлагаю встретиться в офисе нашей компании, в 15:00, в офисе 21. Возьмите с собой все документы, которые имеют отношение к проекту. Скорее всего, наше общение будет длиться до 21:00, поскольку нужно обсудить много вопросов».

• Вы забываете важную информацию

Общение по email напоминает живой диалог. Например, вы спрашиваете коллегу о чем-либо, а он может не сразу ответить на ваше письмо или вообще забыть о нем. Какие чувства вы будете испытывать в такой ситуации? Чтобы общение проходило в позитивном ключе, старайтесь быстро отвечать на деловые письма. Так вы покажете, что уважаете собеседника, ускорите осуществление бизнес-процессов. В случае, когда вашего ответа ждут и от него зависит судьба будущего проекта, не стоит откладывать: подготовьте письмо и сразу же отправьте его.

• Огромные абзацы в письме

Чтобы не допускать ошибок, придерживайтесь такого правила, что в одном абзаце должна быть заключена одна мысль. В таком случае ваши деловые письма будут оформлены идеально. Такой принцип поможет вам в современном общении через соцсети. Современные люди не воспринимают огромные тексты. Это значит, что такое письмо или не прочитают, или вообще отправят в спам. Чтобы исключить такой поворот событий и добиться того, чтобы собеседник как можно скорее вам ответил, сделайте 2–3 абзаца вместо одного. Так текст не будет перегружен, получится читабельным.

• Грамматические и орфографические ошибки

Специальные офисные программы автоматически исправляют допущенные в тексте ошибки. Но все равно следует перепроверять написанное, особенно когда в письме вы употребляете специфическую терминологию.

Для повышения грамотности регулярно изучайте online-словари и профессиональные справочники. Также следует освежить информацию по грамматическим и орфографическим правилам, с которыми вы знакомились в школе. Даже если собеседник сообщит, что вы допустили ошибку, не стоит воспринимать это слишком резко. Просто отметьте для себя, какое правило вы нарушили, и в следующий раз будьте внимательнее при составлении деловых текстов.

Необходимо отметить, что деловой этикет – основа эффективного взаимоотношения между сотрудниками, коллегами и партнерами. Чтобы показать, что вы воспитанный человек, в быту необходимо придерживаться нормы поведения. В деловой же сфере важно не нарушать правила деловой переписки, чтобы сохранить репутацию, добиться продвижения по карьерной лестнице.