Скачайте чек-лист из 119 пунктов для проверки эффективности вашего бизнеса
pdf 12,3mb
Скачать бесплатно
Подпишись на телеграм-канал и скачай шаблон
для расчета KPI отдела продаж
Подписаться и скачать
Лого http://academy-of-capital.ru/
Ассистент руководителя: должностные обязанности и требуемые навыки
Ассистент руководителя: должностные обязанности и требуемые навыки

Ассистент руководителя: должностные обязанности и требуемые навыки

Дата публикации:
16.02.2023
Автор статьи - Марина Васильева
Автор статьи:
Марина Васильева
Дата публикации:
16.02.2023
Автор статьи - Марина Васильева
Автор статьи:
Марина Васильева
Рейтинг:
(Голосов: 11, Рейтинг: 5)

Кто это? Ассистент руководителя – не просто секретарь. Это работник, который готов взять на себя роль управления во время отсутствия начальника или директора. Эта профессия сегодня актуальна как никогда, ведь появляется множество компаний, которые требуют учета огромного количества нюансов.

Каким должен быть? Высокоорганизованным, предельно активным, внимательным, умеющим быстро принимать решения, общительным. Как и любому другому, этому работнику важно придерживаться должностной инструкции, знать свои права, а также характер и поведение руководителя.

Из этого материала вы узнаете:

  • Кто такой ассистент руководителя
  • 3 ключевые функции ассистента руководителя
  • Должностные обязанности ассистента руководителя
  • Главные навыки и качества ассистента руководителя
  • Плюсы и минусы работы ассистента руководителя
  • Права ассистента руководителя
  • Собеседование для ассистента руководителя
  • Шаблон расчета 5 ключевых показателей маркетинга

    Скачать бесплатно

Кто такой ассистент руководителя

Личный ассистент является доверенным лицом и помощником своего руководителя. В первую очередь он занимается организационными вопросами, и чтобы выполнять свои функции, он должен знать распорядок дня своего шефа, держать в голове все запланированные им мероприятия и встречи и делать все необходимое, чтобы они прошли по намеченному графику.

Кто такой ассистент руководителя

Несмотря на технический прогресс, профессия личного помощника руководителя остается в бизнес-сфере одной из самых востребованных и престижных. Это и неудивительно: лицо, приближенное к главе крупной организации, нередко пользуется привилегированным статусом, и его расположения стараются добиться руководители рангом пониже, включая начальников отделов и топ-менеджеров.

Грамотных ассистентов ценят, и их труд может очень хорошо оплачиваться: помимо фиксированной зарплаты и премиальных, они могут рассчитывать на эксклюзивные подарки от своего начальника, если он доволен их работой.

3 ключевые функции ассистента руководителя

Кроме того, что руководитель компании принимает важнейшие бизнес-решения, для чего ему нужно владеть актуальной информацией, его участие требуется во многих мероприятиях формального характера – встречах, переговорах, конференциях и т. п. Чтобы максимально эффективно использовать его рабочее время и нужен помощник. Повседневной работой бизнес-ассистента руководителя является:

  • Решение организационных вопросов.

Ассистент должен освобождать начальника от некоторых обязанностей, беря на себя простые, но отнимающие время вещи типа чтения служебных писем, знакомства с прессой, звонков с целью назначения встречи, заказа билетов и т. п. Руководитель должен концентрироваться на главных функциях, выполнение которых требует профессиональных навыков и знаний.

Кто такой ассистент руководителя

  • Высвобождение для руководителя времени на личные дела.

Это является продолжением предыдущего пункта. Хороший ассистент не только способен заменить своего начальника во второстепенных служебных делах, но также помочь ему в вопросах, связанных с личными обстоятельствами. Скажем, напомнить о семейной дате, помочь с выбором подарка, заказать цветы, столик в ресторане – подобные просьбы вполне могут исходить от руководителя.

Также помощник может выступать в качестве своеобразного фильтра стекающейся к руководству информации, и от него порой зависит решение, стоит ли беспокоить шефа по тому или иному поводу, особенно если тот в данный момент отдыхает.

  • Повышение имиджа руководителя компании.

В современном бизнесе нередко составление представления о главе организации делается и по наличию у него личного помощника. Это повышает статус руководителя, демонстрирует окружающим его значимость. Использование помощника показывает, что человек ценит свое время.

Таким образом, персональный ассистент руководителя возлагает на себя выполнение рутинной работы, чтобы сделать служебный график начальника менее насыщенным, но более продуктивным. Также он должен отсекать ненужную информацию и лишние вопросы, для чего надо обладать не только профессионализмом, но и определенным тактом. Наконец, наличие в штате личного ассистента является показателем статуса.

Должностные обязанности ассистента руководителя

При объявлении вакансии сразу определяется функционал будущего сотрудника и требования, которым он должен соответствовать. Для ассистента руководителя это особенно актуально, поскольку в разных компаниях может сильно отличаться круг обязанностей – от приготовления кофе и ответа на звонки до организации деловых встреч и участия в переговорах в качестве доверенного лица. Значит, и люди, соответствующие этой должности, должны будут иметь различный набор знаний и умений.

Должностные обязанности ассистента руководителя

Чтобы потом не возникало каких-либо разногласий, нужно четко расписать, чем будет заниматься помощник, в том числе ограничится ли его работа исключительно служебными вопросами или же возможны и поручения личного характера. Что же чаще всего входит в задачи ассистента руководителя?

  1. Сбор информации. Нередко перед переговорами, заключением соглашения, принятием решения руководителю нужны все сведения по данному вопросу, и помощник должен уметь их находить, используя самые разнообразные источники.
  2. Передача информации от имени директора сотрудникам компании, клиентам, партнерам и т. д. Поскольку руководитель крупной фирмы просто физически не имеет возможности лично пообщаться со всеми людьми, с которыми он связан, частично эта коммуникация ложится на плечи ассистента.
  3. Контроль качества выполнения сделанных руководителем указаний.
  4. Планирование встреч начальника – с учетом большой загруженности руководителя бизнеса целесообразно избавить его от организации мероприятий, запоминания их времени и т. п. Грамотный ассистент сам отслеживает все встречи, заблаговременно напоминает о времени и месте, а при необходимости договаривается о переносе или отмене.
  5. Ведение личного календаря начальника. Ассистент должен помогать руководителю правильно распределять свое рабочее время, принимая во внимание все мероприятия, участие в которых предполагается.

Помимо этого, возможны и другие дела, которыми приходится заниматься персональному помощнику, например оплата личных счетов, заказ канцелярских и других товаров и услуг, составление докладов, изучение в средствах массовой информации материалов о потенциальных партнерах, а также публикаций о деятельности самой компании и т. д.

Также обычно через ассистента проходят все посетители, желающие записаться на прием к директору. Таким образом, профессиональный помощник, с одной стороны, должен находиться в курсе всех дел своего начальника, а с другой – быть всегда наготове для выполнения самых разнообразных его поручений.

Главные навыки и качества ассистента руководителя

Стандартные требования, предъявляемые к соискателям данной должности, – наличие высшего или среднего специального образования, знание основ законодательства и правил делопроизводства, умение пользоваться компьютерными офисными программами. Также обычно приветствуются опыт работы, знание иностранных языков и т. п.

Главные навыки и качества ассистента руководителя

Среди личных качеств, которыми должен обладать претендент на должность ассистента руководителя, следует выделить:

  • ответственность и исполнительность;
  • аккуратность и старательность;
  • трудолюбие, выносливость, усидчивость;
  • обучаемость, инициативность;
  • коммуникабельность в сочетании со стрессоустойчивостью;
  • позитивный настрой на работу и общение с окружающими;
  • честность;
  • дипломатичность, умение хранить конфиденциальную информацию;
  • высокая самодисциплина и организованность.

Что касается формальных квалификационных требований к помощнику руководителя, то они сформулированы в профессиональном стандарте, утвержденном Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н, следующим образом:

  • уровень образования — среднее специальное;
  • дополнительное образование — программы профессиональной подготовки по профессии служащих;
  • требования к опыту — не предъявляются;
  • особые условия допуска к работе — не предъявляются.

На практике планка требований чаще всего более высокая. Например, если нужен помощник генеральному директору крупной компании, которая выходит на внешние рынки и имеет международные связи, то знание иностранных языков может восприниматься как само собой разумеющееся. Также от ассистента обычно ждут, чтобы он разбирался в делопроизводстве и мог вести необходимую документацию, умел обращаться с офисной техникой, был опытным пользователем ПК и т. п.

Ассистент всегда должен быть в зоне доступа для своего начальника, и порой это распространяется даже на нерабочее время. Как правило, соискателям сразу объясняют, что они должны оставаться на связи и в выходные, праздничные дни, и лояльно относиться к вызову на работу при возникновении особых ситуаций. Соответственно, ассистенту руководителя требуется уметь пользоваться современными гаджетами, чтобы при необходимости удаленно выполнять даваемые ему поручения.

Плюсы и минусы работы ассистента руководителя

Достоинства профессии ассистента руководителя:

  • Приобретение опыта, который в дальнейшем пригодится в любой профессиональной сфере, поскольку организация бизнес-процессов идет по сходным алгоритмам.
  • Достаточно высокая заработная плата – в крупных компаниях она может составлять 6 тыс. долларов и больше, хотя такой уровень могут позволить себе далеко не все организации.
  • Развитие универсальных профессиональных навыков, которые применимы повсеместно: организованность, деловые качества, коммуникабельность, умение быстро реагировать на внештатные ситуации и пр.
  • Дополнительный плюс – шанс повысить собственный статус, став правой рукой известного человека, скажем, бизнесмена или государственного деятеля.

Плюсы и минусы работы

Выделяя недостатки данной работы, нужно начать с ненормированного рабочего графика. Если руководитель занимается делами в режиме 24/7, то, скорее всего, и ассистенту придется привыкнуть к такому ритму. Другие минусы:

  • Возможные конфликтные ситуации. К сожалению, необходимость общаться с большим числом людей имеет такую сторону – далеко не все из них настроены позитивно. К тому же начальнику порой приходится принимать решения под давлением чрезвычайных обстоятельств, что тоже является дестабилизирующим фактором. Соответственно, нужно быть готовым не только к физическим, но и психологическим перегрузкам.
  • Необходимость быстро подстраиваться под ситуацию. Помощник, чтобы быть на хорошем счету, должен успевать всегда и везде.
  • Требование ставить на первое место служебные интересы в ущерб своей личной жизни. Скажем, прерванный отпуск из-за срочного вызова на работу, необходимость выполнения поручения несмотря на плохое самочувствие – это достаточно распространенные случаи.
Читайте также! Бизнес-процессы компании: как описать и анализировать

Еще одна сложность, связанная со служебным статусом личного помощника, – отсутствие очевидных перспектив продвижения по карьерной лестнице. В системе должностей ассистент руководителя занимает особое положение, но и подняться выше обычно невозможно. Вариантом способен стать лишь переход в другую компанию.

К минусам можно отнести и часто встречающийся элемент субъективизма. Поскольку в отношениях руководителя и помощника есть личный аспект, то многое зависит от характера начальника и стиля его общения – с некоторыми людьми крайне сложно иметь дело, особенно если их поручения и требования приходят в противоречие с жизненными принципами исполнителя.

Права ассистента руководителя

Конечно, кроме должностных обязанностей, помощник руководителя имеет и определенные права, что закрепляется в официальных документах.

Права ассистента руководителя

Типовые формулировки перечня прав:

  • внесение предложений по улучшению своей работы и представление проектов по совершенствованию организационных процессов;
  • принятие решений в рамках своей компетенции;
  • получение всей необходимой документации и информации, требующейся для выполнения служебных обязанностей;
  • нормальные условия для ведения своей деятельности – это может быть отдельный кабинет, средства связи, персональный компьютер и т. д.

Далее в соглашении о приеме на работу обычно идет раздел, касающийся ответственности, но в любом случае полный список обязанностей, прав и ответственности должен быть зафиксирован в трудовом договоре.

Собеседование для ассистента руководителя

Поскольку начальник практически ежедневно взаимодействует со своим помощником и в какой-то мере даже зависит от того, насколько профессионально тот будет выполнять свою работу, нередко руководители компании принимают личное участие в отборе кандидатов на эту должность.

Где искать ассистента?

В наше время соискатели приглашаются с помощью объявлений на бирже вакансий, хотя иногда используется и такой традиционный способ, как подключение к этому процессу знакомых и партнеров. Еще один вариант – обратить внимание на сотрудников фирмы, поскольку можно кому-то из них предложить перейти на новое место; преимуществом в данном случае станет то, что человека не придется долго вводить в курс дела.

Сейчас можно возложить все заботы по поиску кандидата на специальное агентство, которое подберет толкового ассистента. Несмотря на то что услуги рекрутинговых организаций придется дополнительно оплатить, они, дорожа своей репутацией, заинтересованы в том, чтобы заказчик остался доволен. С их помощью это займет и меньше времени, так как агентства имеют свои базы данных – в обычном же порядке на то, чтобы найти подходящего помощника, может уйти не одна неделя и даже месяц.

Если потенциальных работников, удовлетворяющих формальным требованиям, несколько, то лучше, чтобы окончательное решение принял сам руководитель с учетом своих личных впечатлений от общения.

Права ассистента руководителя

Каверзные вопросы, часто задаваемые на собеседовании:

  • Чем вас привлекает работа ассистента руководителя?

Вопрос может быть с подвохом, поскольку работодателю хочется услышать то, что соответствует его интересам (внесение вклада в развитие компании, реализация профессиональных навыков), а не то, что на самом деле волнует соискателя (стабильная заработная плата, перспективы роста, статусность должности, просторный офис и т. п.).

Поэтому нужно выразиться так, чтобы польстить будущему руководителю, но при этом избежать фальши в ответе. Лучше убедительно указать на заинтересованность в решении интересных профессиональных задач и способность это сделать.

  • Каковы ваши критерии успешно выполненной работы?

Это тоже проверка – на адекватность самооценки. Худший вариант – типа «лишь бы начальник был доволен». Здесь стоит продемонстрировать свою ответственность и стремление к высоким результатам – естественно, в пределах разумного.

  • Как вы поведете себя в нестандартной ситуации, к примеру через 10 минут переговоры, а техника для демонстрации презентации вышла из строя?

От вас ждут не проявления сверхспособностей и тем более не признания своего поражения, а рационального и реалистичного варианта разрешения проблемы, поскольку от ассистента порой требуется находчивость и изобретательность.

Читайте также! Лояльность сотрудников: почему важна и как повысить
  • Если вы не согласны с тем способом выполнения поручения, который был озвучен руководителем, скажете ли вы об этом вслух?

В данном случае выигрышнее смотрится оригинальный ответ с пояснением, а не молчаливое признание неизменной правоты начальника или, наоборот, возражения по любому поводу. Конечно, ассистент руководителя должен следовать инструкциям, но даже своенравный руководитель оценит, если вы дипломатично сумеете дать дельные и аргументированные предложения.

Права ассистента руководителя

В целом хорошие личные ассистенты руководителя никогда не останутся без работы, и такие сотрудники нужны в любой крупной компании. В наши дни время ценится все дороже и дороже, а профессиональный помощник способен сэкономить своему начальнику массу времени, избавив его от служебной рутины.


Рекомендуемые статьи

Елена Койгородова
Елена Койгородова печатает ...
Получить подарок