Цели автоматизации розничных продаж

Повысить эффективность сотрудников и качество обслуживания в розничной торговле — естественное желание собственника бизнеса. В основе этого желания лежит потребность в экономии, решить которую способна автоматизация розничных продаж. Автоматизация — многоступенчатый процесс, который содержит в себе комплекс мероприятий: от замены устаревшего оборудования на более современное до внедрения нового программного обеспечения, упрощающего рутинные операции и работу сотрудников на всех этапах движения товара.

В своем развитии любой успешный бизнес проходит различные этапы, в том числе — масштабирование. Итогом этого периода часто становится осознание, что старые инструменты больше не работают. Если, например, на этапе основания все данные умещались в простую табличку для учета товаров, то на этапе роста этого уже недостаточно. Отсутствие управленческих решений в этот период грозит бизнесу прямыми финансовыми потерями.

Заметим, что ощутить реальную пользу от автоматизации возможно только при комплексном подходе к вопросу. Недостаточно, например, просто купить новое оборудование и установить его на складе, необходимо также описать бизнес-процессы, чтобы не допустить утечек, внедрить подходящее ПО и обучить сотрудников.

Важные моменты автоматизации розничных продаж

В основе любых изменений лежит глубокое понимание особенностей бизнеса, способов продажи и направлений сбыта.

Успех работы розницы заключается в трех компонентах:

• помещение для сбыта товаров;
• сотрудники, задействованные в процессе;
• товарная линейка и мерчандайзинг.

Главная особенность розницы — минимальная форма договора, который заключается между компанией и клиентом. В роли этого договора выступает чек, который подтверждает факт сделки, так как содержит в себе основные данные (от цены до размера налога).

Чаще всего под автоматизацией розничных продаж подразумевается переход магазина на систему самообслуживания. В идеале многие собственники хотят выстроить систему таким образом, чтобы между фактом выбора клиентом товара и оплатой было как можно меньше звеньев. Это возможно при наличии оборудования для полного учета движения товара от поставок до реализации.

Определение ключевых точек автоматизации розничных продаж

В каждой области есть свои узкие моменты, на которые необходимо обратить внимание. В сфере розничных продаж в особом контроле нуждаются следующие точки.

Поставка товара:

• Анализ остатков и формирование заявки поставщикам.
• Оприходование товара на складе.

Движение товара:

• Производственный процесс (при условии, если розница реализует товар собственного производства, а не занимается перепродажей).
• Процесс продажи товаров.
• Списание остатков и работа с неликвидным товаром.

Читайте также! Как построить розничную сеть: от бизнес-плана до методов управления

Работа с клиентами:

• Оформление доставки (формирование заявки и логистика).
• Работа с клиентами в зале.
• Маркетинг и PR.

Кадровый менеджмент:

• Процессы приема на работу и увольнения.
• Формирование рабочего графика и контроль отпусков.
• Учет рабочего времени.
• Установление системы окладов и KPI.

В идеале эти точки должны стать отправными для составления отчетов и сбора статистик. Собранные в одном месте аналитические данные (POS-система, дашборд) должны помогать в контроле работы магазина и оперативном принятии управленческих решений.

Направления розничных продаж, которые можно упростить автоматизацией

Как мы писали выше, чаще всего под автоматизацией розничных продаж подразумевают внедрение системы самообслуживания, то есть схемы «клиент — кассир», но возможности автоматизации гораздо обширней. Правильно подобранное ПО и техника может упростить работу практически во всех направлениях.

1. Взаимодействие с клиентами

Вы когда-нибудь задумывались, сколько клиентов вы теряете из-за медленной работы кассира? Не все готовы ждать, пока сотрудник оформит товар другим покупателям. Иногда гораздо проще пройти в соседнее помещение и приобрести там то же самое без очереди. Решить эту проблему может грамотное оборудование рабочего места продавца-кассира. Это:

• позволит увеличить количество чеков за тот же период времени;
• повысит уровень удовлетворенности клиентов обслуживанием, что в перспективе приводит к повторным продажам;
• отсутствие очередей в прикассовой зоне уменьшает вероятность воровства.

Однако это не сработает, если при выборе вы будете ориентироваться на маркетинговые мероприятия, а не на особенности вашего магазина или торговой точки. В первую очередь — на реализуемый товар. Если, например, вы продаете спиртные напитки, то сканер на кассе должен иметь возможность считывать акцизы. Помимо этого, есть своя специфика при работе с системой дисконтных карт и продаже акционного товара: система должна понимать, что реализуемый товар попадает в категорию «акция», и автоматически снижать цену.

На каждом этапе автоматизации розничных продаж стоит обращать внимание на взаимосвязанность различного оборудования. Сканеры штрих-кодов должны подходить к той кассе, которая установлена именно у вас.

2. Торговый учет

В торговле особенно важно отслеживать приход и продажу товара. Это необходимо для того, чтобы товар не залеживался, а также чтобы магазин мог максимально удовлетворить покупательский спрос. Признайтесь, неприятно, когда в магазине нет именно того продукта, который необходим, или собственнику приходится сбывать неликвидный товар по себестоимости, теряя прибыль. Автоматизация торгового учета поможет избежать этих проблем.

В своей основе программы для автоматизации торгового учета представляют обширную базу, товары в которую попадают еще на этапе поставки. Далее при движении товара по бизнес-процессу от одного этапа до другого он автоматически исчезает из этой базы, формируя список «закуплено – реализовано». Именно эти данные помогают оперативно реагировать на покупательский спрос и своевременно формировать заявки на закупку.

3. Оформление ценников

Сколько товарных позиций в вашем магазине? Чем крупнее вы становитесь, тем больше количество представленного товара. Поставщик меняет цену, вы принимаете решение об акциях и распродажах. Следить за актуальностью ценников при возрастающем количестве учетных единиц становится все сложнее. Решением этого является специальное ПО, которое при смене прайса автоматически формирует новые ценники. Единственное, что остается сотрудникам, — распечатать новые ценники и поместить их рядом с товаром.

4. Печать чеков

Автоматическая печать чеков не только ускоряет сделку с покупателем, но и помогает вести полноценный учет продаж (от среднего чека до суммы продаж и количества клиентов).

Кроме этого, печатные ценники — это дополнительный инструмент маркетинга. Продумайте заранее, о чем вы хотите сообщить своему клиенту: может, у вас новые товары или вы планируете грандиозную акцию. Сообщите об этом покупателям, напечатайте это объявление в поле обязательной информации. В этом вам поможет принтер для чеков.

5. Дополнительные возможности

Помимо указанных выше, существует огромное количество решений, способных облегчить работу розничного магазина. Это и возможность привязать к одной товарной единице несколько цен, которые меняются в зависимости от входных данных (срока годности, даты доставки, сопутствующих издержек).

Сюда же относится и автоматическая система резервирования, которая подойдет владельцам онлайн-каталога товаров. Система изымает заказанные позиции со склада и временно замораживает их в бухгалтерской программе. Зарезервированный товар нельзя будет продать кому-то другому до тех пор, пока покупатель не оплатит его или не откажется.

Подготовка к автоматизации розничных продаж

Первый этап автоматизации розничных продаж — это разработка будущей концепции.

Она включает в себя оценку ресурсов компании по нескольким направлениям:

• наличие достаточного количества финансов для обеспечения компании оборудованием;
• уровень персонала: насколько гибки и обучаемы;
• оценка торговых и складских помещений (при необходимости переформатирования);
• объем свободной площади для установки новой техники;
• общее состояние мест хранений (полок, стеллажей и т. д.).

Несколько дополнительных рекомендаций по построению процесса автоматизации:

• При выборе техники или компьютерных программ ориентируйтесь на фирмы, представительства которых есть в вашем регионе. Не лишним будет обратить внимание на опыт и распространенность компании по стране.
• Обучение персонала так же важно, как и закупка ПО. Не пускайте обучение на самотек. Вы должны быть уверены, что каждый ваш сотрудник знает новое оборудование на уровне уверенного пользователя. Если это не так, то стоит задуматься об изменении кадровой политики и найти другого работника, больше отвечающего новым требованиям.
• Последнее, на чем стоит экономить, — настройка софта. Новый софт, как одежда, чем лучше он сел на вашу компанию, тем больше возможностей он открывает.
• В основе программ должна лежать универсальность, чтобы они подходили большинству оборудования, представленному на рынке.

Читайте также! Как работать с маркетплейсом: выбираем лучшую площадку

Автоматизация — процесс трудо- и ресурсозатратный, поэтому стоит реально представлять возможности и потребности именно вашей компании на данный период: как глубоко пойдете, какие процессы затронете. Это возможно только после тщательного анализа. Не стоит расходовать деньги до тех пор, пока у вас нет полной картины.

Способы автоматизации розничных продаж

Объем автоматизации для каждой конкретной компании будет различен. Кому-то достаточно закупить онлайн-кассу или установить бухгалтерскую программу, чтобы увидеть финансовый результат. Однако с ростом магазина увеличивается и объем необходимых изменений.

Выделяют два вида автоматизации розничных продаж:

• Первый — полная. Этот вид подразумевает, что на каждом этапе движения товара к конечному потребителю должна быть задействована техника (от закупок до анализа продаж).
• Второй — частичная. При выборе этого вида автоматизации изменения затрагивают лишь один из сегментов работы магазина (например, закупки или контроль качества обслуживания).

Михаил Дашкиев о Сергее Азимове

И зависит это от нескольких факторов:

• от формы организации магазина (у супермаркета и магазина самообслуживания разные потребности и возможности);
• от общего количества торговых точек (аппетиты сети не такие скромные как у одного магазина);
• от суммарного количества оборудованных кассовых систем;
• от способа организации хранения товара (нет, на территории магазина, отдельное складское помещение);
• от специфики торгового оборудования, которое уже используется в компании;
• от наличия особенностей доставки товара от поставщиков до конечного пользователя.

Конечная цель любой автоматизации — экономия ресурсов и получение дополнительной прибыли, поэтому не стоит закупать технику ради техники, необходимо всесторонне оценить процессы компании и понять, какие решения приведут к упрощению ведения бизнеса.

3 этапа автоматизации розничных продаж

Принято выделять следующие этапы автоматизации розничных продаж:

• закупка и введение в эксплуатацию нового оборудования;
• оснащение оборудования необходимым для корректной и полноценной работы ПО;
• организация и контроль обучения сотрудников работе с нововведениями.

Дополнительно стоит выделить несколько шагов, которые помогут лучше подготовиться к каждому из этапов автоматизации. Первый — установить цель автоматизации. Какой результат покажет, что процесс прошел успешно? К таковым можно отнести, например, увеличение количества повторных продаж или среднего чека, уменьшение просрочки и неликвидного товара, повышение конкурентоспособности и многое другое.

Цель лежит в основе всего процесса. От нее будет зависеть, какая техника вам понадобится, какие программы необходимо будет закупить для функционирования. Далее стоит определиться с поставщиками, выбрав проверенного и подходящего вашей цели, после этого — провести закупку и установку в магазине.

Вне зависимости от того, какой вид изменений выбрала ваша компания (полный или частичный), этапы автоматизации розничных продаж будут идентичными. Разница заключается лишь в количестве задействованных подразделений. Частичная автоматизация обычно становится переходным периодом к полной: нововведения тестируются на одном отделе, а потом переносятся на остальные.

Выбор вида и скорости прохождения этапов автоматизации в магазинах розничных продаж остается за компанией и базируется исключительно на ее возможностях, целях и проблемах.