Что такое тайм-менеджмент в организации

Речь идет об организации и планировании рабочего времени для верной приоритизации задач и их результативного решения. Данная методика довольно часто применяется на предприятиях, она содержит набор техник, принципов и инструментов для оптимального распределения временных ресурсов, таких как:

• Стремление к конкретной цели. Важнейшее условие удачного тайм-менеджмента – правильная постановка бизнес-целей и задач. Их понимание, а также осознание финальных результатов является залогом продуктивного труда сотрудников.
• Планирование – основной элемент, на котором строится тайм-менеджмент в любой организации. Правильная постановка целей и приоритетов поможет персоналу сконцентрировать усилия на самых важных направлениях работы, чтобы приблизить результат.
• Самодисциплина. Данной способностью владеют организованные личности. Они решают важные задачи, не отвлекаясь на второстепенные дела. Это ключевой принцип управления временем.
• Выбор приоритетов. В процессе составления планов нужно распределить задачи по их важности и срокам выполнения в убывающем порядке. Так проще переключить внимание на первоочередные вопросы, чтобы повысить эффективность их решения.

  

  Источник: shutterstock.com

• Полноценный отдых. Для сохранения продуктивности труда нужно нормально отдыхать. Высокие и постоянные нагрузки снижают КПД работника. Поэтому досуг нужно использовать рационально и по назначению.
• Записывание целей. Это позволит структурировать предполагаемые действия, усилить их предметность и обеспечить выполнимость.
• Иерархичность планов. Графики и расписания зависят от своеобразия проектов и запасов времени. Их разрабатывают на неделю, месяц, квартал или год.
• Декомпозиция задач. Большой объем работ дробят на подзадачи (мелкие этапы) и выполняют их поочередно.

Для максимальной продуктивности нужно избавиться от «пожирателей времени» – болтовни с друзьями или сослуживцами, просмотра телепередач и электронных игр. Все это отвлекает от рабочего процесса.

Концентрируйтесь на главном, поскольку распыление сил на несущественные действия в итоге вызовет рассеянность, снижение КПД и нарушение сроков. Поэтому залогом роста эффективности в решении намеченных задач становится именно тайминг в организации труда.

Значение тайм-менеджмента в управлении компанией

При желании можно стать настоящим профи, рассчитывать каждое действие, иметь способность к самоконтролю и четко организовывать свой день. Но все это не может быть гарантией, что коллектив проявит точно такие же стремления, поэтому существуют риски убытков от расхлябанности подчиненных, которые все время занимаются ненужными делами. В итоге такая несогласованность в подходах тормозит решение задач, срывает графики работ.

В каждой компании свой внутренний регламент. Допустим, в управлении финансами, где строго соблюдаются все установленные сроки. Каждый командированный сотрудник по возвращении подает авансовый отчет по унифицированной форме АО-1. В течение трех дней его нужно предоставить в бухгалтерию как отчет о сделанных расходах.

Источник: shutterstock.com

Поскольку время – деньги, его нужно ценить и тратить должным образом. Для этого используют командный тайм-менеджмент организации, направленный на решение следующих задач:

• управление производственным процессом в коллективе;
• верное определение задач для персонала;
• установление сроков для реализации намеченного.

Корпоративный тайминг позволяет:

• повысить качество работы подчиненных;
• добиться оптимального экономического результата с минимальными затратами;
• расставить верные приоритеты;
• решать задачи продуктивно и в установленные сроки.

Читайте также! Как увеличить продажи: 7 советов

Преимущества тайм-менеджмента на работе

Анализ трудового дня показывает, что экстренные ситуации случаются довольно часто. У вас, к примеру, установлен строгий ежедневный график, но все планы нарушают несколько незапланированных встреч. Они необязательно бывают важными, но отнимают массу времени и сил.

Кроме того, по результатам этих изучений становятся понятными причины трудностей, которые встречаются в работе персонала, а именно:

• бессмысленные встречи (57 % респондентов);
• нежелательные письма (53 %);
• разговоры с сослуживцами (15 %).

Любые отвлекающие моменты непременно скажутся на продуктивности труда и соблюдении графика работ. К подобным факторам относятся громкие споры персонала, посторонние вопросы, просмотр новостей и зависание в соцсетях. Основная цель руководителя – выяснить, в чем заключаются проблемы, чтобы подкорректировать свой трудовой режим, минимизируя влияние негативных факторов.

Принципы корпоративного тайм-менеджмента

Система управления временем (тайм-менеджмент) в организации основана на соблюдении строгих правил потребления временных ресурсов. Этот порядок формируется по следующим аспектам:

• Целенаправленность, залог которой – верная формулировка целей. Для получения желаемого результата необходимо ясно понимать свои задачи и то, что нужно получить в итоге.
• Планирование. Является одной из ключевых особенностей тайминга. Зная степень важности своих задач, люди не станут долго уделять внимание второстепенным поручениям. Это позволит сконцентрироваться на основных процессах производства и увеличить скорость выполнения работ.
• Приоритизация. Логично следует из предыдущего аспекта. Разрабатывая планы, необходимо выбрать первоочередные задачи и расписать их по снижению важности. Этот список завершает самое малозначимое задание, которое не слишком повлияет на итог.
• Самоконтроль– основное качество дисциплинированного и эффективного сотрудника. Все члены коллектива должны стараться выполнять свою работу, не отвлекаясь от нее на личные дела.
• Качественный отдых. Каждый человек нуждается в релаксации. Иначе возникает перегрузка, что вызывает уменьшение результативности труда. Чтобы не пришлось работать на пределе сил, необходимо выделить время на передышку и проводить его с комфортом.

  

  Источник: unsplash.com

• Фиксация будущих целей. Лучше записывать все предстоящие работы на бумаге либо в файле. Это позволит воплотить намеченное в жизнь.
• Дробление больших задач на более простые. Крупные проекты всегда декомпозируют на мелкие этапы выполнения, которые затем реализуются поочередно.
• Иерархия планов. Все работы над проектом распределяются с учетом временных ресурсов на их осуществление. Планирование бывает ежедневным, еженедельным, ежемесячным и др.

Чтобы с пользой проводить рабочий день, нужно сосредоточиться на главном. А если распылять внимание на разные дела, сложно переключаться между ними без потери времени. Человек становится рассеянным, дольше вникает в суть вопроса, срывая сроки выполнения работ.

Читайте также! Эффективные переговоры: правила, техники, инструменты

Основные методы тайм-менеджмента

В корпоративном тайминге используется масса инструментов и методик для облегчения распределения задач. Вот несколько из них:

• Эффект слона. Тайм-менеджмент предполагает разделение больших задач на подзадачи и применяется в организации многоступенчатых, долгих процессов.
• «Съешь лягушку с утра». Стратегия основана на том, что трудные и неприятные дела нужно планировать не утреннее время. Начиная с них рабочий день, сотрудник с чувством выполненного долга спокойно продвигается по плану дальше, и при этом ничто над ним не висит, не мешает спокойно работать.
• Метод швейцарского сыра. Заключается в формировании списка задач, где вначале выполняются простые, а не сложные. Как утверждает автор техники психолог Дж. Ризон, такой подход поможет справиться с заданием быстрее.
• Техника «Помидор». Построена на разделении труда и отдыха. После каждых 25 минут работы человеку нужен 5-минутный отдых. Через 3-4 «помидорки» перерыв в работе продлевается до получаса. Методика направлена на повышение эффективности труда за ограниченное время благодаря глубокой концентрации и небольшим передышкам.

Чтобы разумно управлять рабочим временным ресурсом, в корпоративном тайминге используются разные приемы. Например, классические органайзеры, электронные приложения и специальные планировщики задач. Все это позволяет распланировать дела на предстоящий день, раздать задания сотрудникам, а также проверять их исполнение.

Инструменты тайм-менеджмента в организации

Методы тайминга намного облегчают управление рабочим временем. Процесс становится удобнее и эффективнее, поскольку все запомнить невозможно. Рассмотрим их подробнее.

• Обычный ежедневник или планер. Записывать все важные дела в блокноте – не только полезная привычка, это настоятельный совет руководителям. Сейчас можно найти самые разные виды органайзеров и выбрать оптимальный вариант, который подойдет для тех или иных задач.

  Стоит заметить, что записи в блокнотах будут храниться надежнее, чем электронный вариант в ПК, довольно часто исчезающий после ошибок в комбинации клавиш. Поэтому планер рекомендуется всем управленцам, которые привыкли действовать традиционно.

• Цифровые носители информации (ежедневники, таск-сервисы и планировщики задач). Электронные приложения, цель которых – обеспечить тайм-менеджмент в организации, автоматически классифицируют дела согласно целям и приоритетам. Такой подход намного облегчает тайминг и удовлетворяет тех, кто применяет инновации в работе.
• Таймер обычного смартфона, который отсчитывает заданное время. Он также позволяет эффективно распланировать рабочий день, разбив его на выполнение нескольких задач, а также грамотно распределить ресурсы между работой и релаксом.

  

  Источник: unsplash.com

• Check-лист. Контрольный перечень поочередных действий весьма удобен для самоконтроля и в личном плане, и в профессии. Такие списки упрощают мониторинг эффективности – своей и подчиненных.
• Интеллектуальная карта. Позволяет управлять бизнес-процессами, делами или мыслями. Майнд-карты можно создавать в бумажном или электронном виде. Здесь все основано на главной цели, и от нее уходят указатели на презентацию задумки, детализацию проекта, пути его реализации.
• Канбан-доска – обычный визуальный трекер, где можно отследить ход продвижения проекта, текущие задачи и обязанности исполнителей. Такие инструменты облегчают управление бизнесом, а для наглядности процессов их оформляют стикерами, маркерами и т. д.

6 ошибок в тайм-менеджменте

Рассмотрим самые распространенные просчеты, которые возможны в ходе управления временем. Зная, как их не допустить, несложно сделать предстоящий день результативным на все сто. Поговорим о каждом случае отдельно и найдем способ, как исправить эту ситуацию.

Часто задаваемые вопросы о тайм-менеджменте в организации

Может ли тайминг сократить личное время?

Довольно часто руководство связывает управление временем со строгим расписанием или установлением рамок. Это кажется смешным, но в жизни те, кто действуют по настроению и потакают собственным желаниям в ущерб важным делам, рискуют впасть в зависимость от специфических привычек. В реальности тайм-менеджмент в организации освобождает персонал.

Что включает в себя тайминг?

Это большой набор методик и приемов, охватывающий разные сферы деятельности – постановку целей, распределение, планирование, мониторинг, оценку временных ресурсов, организационные вопросы, делегирование, выбор приоритетов и т. д.

Верно ли, что управление временем вводится для того, чтобы персонал работал больше и быстрее?

Нет, это заблуждение. Ведь многие не понимают сути тайминга на предприятии. На самом деле он не означает повышение нагрузки, отмену перерывов и работу на пределе сил.

В реальности, заставляя людей больше трудиться, можно добиться ровно противоположной цели. Такой подход грозит изнеможением, апатией, а иногда даже депрессией. И в этом случае достигнуть цели будет трудно, а повышение КПД у персонала маловероятно. Поэтому не стоит ориентироваться на постоянную работу и отсутствие выходных.