Польза отчета менеджера отдела продаж

Отлаженная схема взаимодействия сотрудников компании подобна работе часового механизма, где каждая деталь должна идеально точно выполнять свои функции. Замедлился ритм движения одной шестеренки или ослабла одна из пружинок – возникает сбой системы. Без человека, который будет регулярно осуществлять «подзавод» и следить за состоянием «часов», не обойтись. Вот и на предприятии обязательно нужен руководитель, задача которого – обеспечивать ритмичную и бесперебойную работу компании.

Чаще всего эта часть функционала вызывает раздражение сотрудников. Многие воспринимают отчеты как бесполезную трату времени и проявление недоверия к себе. Однако отчеты нужны не только руководителю, но и самому сотруднику. Они являются важным элементом анализа деятельности всего предприятия.

Например, качественно составленный отчет поможет работнику самостоятельно увидеть проблемные места и подтолкнет к поиску новых решений. Кроме того, он сможет в дальнейшем не допускать обнаруженных ошибок.

Ознакомившись с докладом, составленным на основе анализа отчетов, руководитель получит представление о качестве выполнения задач в текущий момент времени и о том, что необходимо предпринять для повышения эффективности работы компании.

Внедрение отчетности для менеджеров отдела продаж

Сегодня формы отчетов менеджеров отдела продаж могут быть сформированы максимально быстро и просто.

Ежедневные отчеты чаще всего размещаются в корпоративных чатах. В конце рабочего дня работник фиксирует всего три результата:

• количество привлеченных клиентов;
• количество доведенных до конца сделок;
• реальный доход.

Для передачи информации требуется несколько минут в конце смены. Главное не забывать, что делать это нужно обязательно.

Если ранее такая форма отчетности в отделе отсутствовала, то, возможно, потребуется какое-то время, чтобы все сотрудники привыкли к данному нововведению. Этого можно добиться с помощью регулярных напоминаний о новой обязанности или стимулирования за добросовестное ее выполнение.

В ситуациях, когда менеджер демонстративно игнорирует требования руководителя, следует подойти к решению вопроса более жестко: депремировать или считать неотработанной смену, в конце которой не был предоставлен отчет.

Данные отчета менеджера отдела продаж

Каждый персональный отчет встраивается в схему общего отчета менеджеров отдела продаж. Он показывает ежедневную ситуацию, которую можно оценить с помощью соответствующих индикаторов. Анализу подвергаются данные, являющиеся актуальными для каждой конкретной компании. Это могут быть:

• объемы продаж;
• число привлеченных клиентов;
• количество сформированных заказов;
• количество вновь принятых заказов;
• количество проведенных сделок;
• количество заключенных договоров;
• прибыль;
• средний чек и другое.

Также изучаются персональные показатели работников. Высокие результаты оцениваются как повод к изучению позитивного опыта, низкие – как необходимость выяснения причин неуспешности сотрудника.

Для достижения цели работы предприятия нужны высокие показатели выполнения плана. Отчет должен помочь руководителю отдела продаж увидеть все тонкие места и добиться его 100 % выполнения.

10 форм отчета менеджера отдела продаж

1. Финансовые показатели

Самым важным критерием оценки работы предприятия является его рентабельность. В немалой степени на нее влияет показатель финансовой эффективности продаж – сумма, которая была получена от реализации продукции. Рентабельность продаж рассчитывается следующим образом: берется прибыль, делится на полную сумму выручки от продаж и умножается на 100 %.

Кроме этого показателя, для оценки рентабельности проводится следующий анализ:

• Доходность капитала – коэффициент прибыли, полученной в результате инвестиций.
• Эффективность активов – чистая прибыль, деленная на оборотные фонды и умноженная на 100 %.
• Валовая прибыль – разница между выручкой от продаж и себестоимостью продукции.
• Чистая прибыль – разность общей выручки и себестоимости с учетом налоговых выплат.

Кроме того, при составлении отчета о финансовой эффективности анализируются издержки на обслуживание одного клиента и другие факторы, влияющие на скорость и качество продаж.

2. План оплат на неделю

Для того чтобы упорядочить денежные потоки, необходимо регулярно вести календарный график платежей. Он составляется на определенный период времени (чаще всего на месяц) и учитывает прием первичных документов на оплату и уже совершенные сделки.

Может быть выбран и другой отрезок времени. План оплат, например, формируется на неделю и прогнозируется заранее. Чаще всего работа по его составлению начинается в последний день отчетного периода, когда уже известны результаты за прошедшие пять дней и есть возможность учесть эти показатели для постановки задач на будущее. Исходная информация представлена в личных отчетах менеджеров и общем отчете отдела продаж. Форма отчета и набор данных для анализа зависит от целей и задач конкретной компании.

Читайте также! Форма отчета для менеджера по продажам: какой она должна быть?

3. Факт оплат на сегодня

Этот небольшой ежедневный отчет содержит следующую информацию:

• наименование продукта;
• сумма платежа;
• дата;
• статус оплаты;
• ссылка на клиента.

В связи с тем, что в течение дня статус оплаты может меняться, запрашиваться такая информация может несколько раз в день. Это помогает прояснить общую ситуацию и стимулирует работу продавцов.

4. План оплат на завтра

Это план уточнения деталей прогноза на рабочую неделю. Он облегчает процесс ежедневного контроля и включает следующие пункты:

• наименование продукта;
• данные клиента;
• сумма и статус оплаты;
• ссылка на клиента.

Формируется он по завершении рабочего дня и служит основой для анализа и корректировки плана на неделю и разработки дальнейшей стратегии деятельности менеджера по продажам.

5. Сводная таблица показателей по отделу

Данная форма отчета менеджера отдела продаж формируется на основе индивидуальных показателей выполнения плана. Это может быть электронная таблица, расположенная на экране монитора или специальной доске для записей. Главный критерий оформления – возможность быстро вносить изменения. Основные разделы обычно представлены следующими пунктами:

• персональные данные менеджера;
• % выполнения плана на текущую дату;
• фактическое выполнение;
• осталось выполнить;
• количество дней в месяце;
• дней прошло;
• дней осталось и т. д.

Таблица показателей по отделу позволяет каждому сотруднику сравнить эффективность своей деятельности с результатами других менеджеров. Это является очевидным стимулом для дополнительных усилий, направленных на улучшение личных показателей.

6. Pipeline (пайплайн)

Пайплайн – относительно новое понятие в лексиконе российских компаний. Это состояние сделок сотрудника в данный момент времени и прогноз их развития. Каждый менеджер по продажам ведет одновременно несколько клиентов. Какие-то сделки находятся на начальных стадиях, а какие-то близки к своему завершению. Обобщенный прогноз работы с клиентами и называется пайплайном.

С помощью пайплайна можно сделать главный вывод – насколько вероятно довести сделку до завершения.

Степень вероятности зависит от того, на какой стадии она находится. Так, на этапе отправки коммерческого предложения эта вероятность составляет 50 %, после отправки договора клиенту возрастает до 70 %, а после его подписания – до 90 %. Самая высокая вероятность возникает в момент выставления счета, но и здесь следует учитывать возможность появления у клиента возможных поводов для отказа от сделки в пределах тех же 10 %.

Михаил Дашкиев о Сергее Азимове

Основные принципы пайплайна:

• Регулярный мониторинг состояния портфеля продажника.
• Оптимальное наполнение пайплайна новыми задачами по мере выполнения старых.
• Координация работы менеджеров с учетом возможностей контроля среднего чека.
• Сочетание работы менеджера по продажам и маркетинговой политики компании как основа получения дохода от продаж.

Для того чтобы достичь хорошего результата продаж, все мероприятия необходимо проводить в комплексе.

7. Коммуникационные показатели

Это показатели, которые существенно влияют на объемы продаж. К ним в первую очередь относится эффективность рекламы, ведь от величины охвата потенциальных клиентов рекламой напрямую зависят объемы продаж.

Во-вторых, это уровень личных продаж. Не секрет, что решение о покупке клиент часто принимает под воздействием индивидуальных качеств продавца: уровня компетентности, наличия навыков ведения переговоров, умения убеждать.

Третий показатель – грамотно выстроенный PR. Он должен обеспечить основу для эффективного сотрудничества с разными группами клиентов, создать атмосферу доверия и взаимопонимания между покупателями и продавцами.

Оценку эффективности коммуникационных показателей необходимо проводить регулярно. Это не только позволит найти наиболее оптимальные способы взаимодействия с потребительской аудиторией, но может существенно повлиять на объемы продаж.

8. Качество обработки базы

Важнейшим компонентом деятельности любой компании является состояние базы данных. В условиях современного производства все необходимые материалы систематизированы и хранятся на электронных носителях. Это позволяет в кратчайшие сроки отыскать любую необходимую в данный момент времени информацию.

Важнейшими требованиями к качеству обработки базы являются высокая скорость выполнения поставленных задач и их упорядоченность. Эти параметры часто обозначают термином «функциональная пригодность».

Базы данных помогают систематизировать работу с разными категориями покупателей. Большую часть прибыли приносят компании постоянные клиенты, поэтому они всегда находятся в поле зрения менеджеров по продажам. Программа напоминает о том, что им в первую очередь нужно донести информацию о новом предложении, напомнить о возможности совершить покупку.

Читайте также! Как организовать работу отдела продаж: самые важные шаги

Эпизодические клиенты также находятся под постоянным контролем продавцов, которые стимулируют их действия бонусами и скидками. Все случайные потребители также попадают в базу, а значит, главная цель менеджера по продажам – предпринять все усилия для того, чтобы перевести их сначала в разряд эпизодических, а затем и постоянных покупателей.

База данных необходима также для анализа движения товаров, роста рентабельности и т. д. От качества баз зависит скорость анализа и принятия решений.

9. Данные по продажам

Для того чтобы провести качественный анализ продаж, необходимо заложить в его основу множество различных параметров. Перечислим некоторые из них:

• товарные группы;
• ценовые сегменты;
• динамика цен;
• дистрибьюция;
• уровень среднего чека;
• спрос на отсутствующие товары и т. д.

Выявить наиболее востребованные продукты и малорентабельные товары можно, обобщив данные не только по общему количеству продаж, но и по каждой товарной группе в отдельности. Это позволяет увеличить предложение одних товаров и уменьшить или свести к нулю предложение других.

Полезно также быть в курсе данных об уровнях продаж конкурентов. Это способствует определению проблемных мест в деятельности собственной компании и позволяет принять меры для их устранения.

10. Отчет менеджера продаж на собраниях и совещаниях

Система отчетности компании может также предусматривать контроль менеджеров в процессе проведения собраний и совещаний. Это способствует повышению результатов каждого работника и всего отдела.

Совещания могут проводиться в разном формате и для разного количества участников.

В начале недели целесообразно организовывать большое совещание, на котором необходимо проанализировать итоги прошедшей недели и спланировать работу на предстоящую, оперативно разобрать возникшие проблемы и показать пути их решения.

В остальные дни хороший эффект имеют короткие утренние совещания, где уточняются задачи на текущий день, фиксируются вчерашние показатели.

Мини-совещания (летучки) проводятся в течение дня по реперным точкам. Это работа с конкретными группами сотрудников или отдельными менеджерами.

В целях повышения оперативности передачи данных к системе отчетности можно подключить мессенджеры. Они не только обеспечивают быструю связь, но и дисциплинируют сотрудников.

От того, насколько ответственно будут подходить к отчетам менеджеры отдела продаж, зависит достоверность общей картины результатов работы предприятия, а это важнейший параметр для его будущего развития. Поэтому данный процесс требует от руководителя серьезного контроля и постоянного внимания.