Суть управления командой проекта

Одним из ключевых навыков руководителя является способность координировать деятельность группы. Это подразумевает не только постановку целей и контроль за их выполнением, но и множество других аспектов. Важно вдохновлять коллектив, проявлять инициативу, предотвращать разногласия.

Управление командой проекта играет ключевую роль в успешном завершении работы, так как обеспечивает координацию всех процессов и взаимодействие участников. Эффективность работы команды зависит от стиля управления, ее сплоченности, скорости выполнения задач и уровня взаимодействия между участниками.

Под крупной задачей понимается комплекс действий, выполняемых несколькими специалистами. В корпоративной среде это может быть вывод нового продукта на рынок, маркетинговое исследование, редизайн бренда или освоение нового сегмента.

Организация управления проектом включает подбор специалистов команды проекта, определение обязанностей, установление рабочих процессов и контроль их выполнения. Для грамотной организации рабочих процессов важно различать разовые инициативы и постоянные обязанности.

Проект предполагает ограниченный временной промежуток, установленный бюджет и конкретную цель, например, запуск онлайн-платформы или проведение делового мероприятия.

В то же время повседневная деятельность сотрудников не всегда связана с проектами. Если человек выполняет одинаковые операции ежедневно, без четкого временного ограничения, это уже текущая работа. Например, доставка грузов на предприятие.

Источник: prostooleh / freepik.com

Организация проектов отличается от управления операционной деятельностью. В одном случае процесс предсказуем и повторяется регулярно, в другом – требуется координация специалистов, четкое планирование и контроль ресурсов, чтобы работа была завершена в срок и соответствовала установленным рамкам.

Координация группы специалистов включает в себя распределение обязанностей, формулирование целей, стимулирование активности, поддержание взаимодействия и обеспечение конструктивной обратной связи. Кроме того, необходимо наладить эффективное общение между всеми участниками процесса, включая заказчиков и исполнителей.

Роль руководителя в управлении командой проекта

Работа по управлению командой проекта требует не только грамотного распределения обязанностей, но и создания комфортной атмосферы для достижения общей цели. Группа специалистов, действующая под началом опытного руководителя, играет ключевую роль в достижении целей. Без ее слаженной работы невозможно довести задуманное до результата.

Каждый член команды управления проектом выполняет свою функцию, внося вклад в общий результат, что делает важным правильное распределение ролей. При грамотном распределении обязанностей, знании методик и правильной организации совместных действий выявляются дополнительные положительные эффекты:

• Эффективность. Достигается за счет равномерного распределения нагрузки, назначения выполнимых сроков, устранения препятствий и создания благоприятных условий для выполнения задач.
• Результативность. Основана на прочной корпоративной культуре и мотивации сотрудников.
• Развитие. Возникает благодаря обмену знаниями, приобретению опыта и способности к быстрой адаптации.
• Единство. Формируется через тесное взаимодействие участников.
• Психологический комфорт. Поддерживается удовлетворенностью специалистов своей деятельностью, что снижает текучесть кадров и сокращает затраты организации.

Источник: freepik / freepik.com

Цель управления командой проекта – обеспечить слаженную работу, повысить продуктивность и достичь запланированного результата в установленные сроки.

Таким образом, качественное руководство рабочей группой дает множество значимых преимуществ. По этой причине компаниям важно уделять внимание совершенствованию подходов к управлению коллективами.

Виды команд проекта

Участники команды управления проектом должны обладать профессиональными навыками, соответствовать требованиям проекта и эффективно взаимодействовать друг с другом. Состав рабочей группы может различаться в зависимости от формата ее организации. Выделяют три основных типа:

• Постоянный состав. Участники задействованы на всем протяжении выполнения задачи и отвечают за конечный результат. В компаниях, ведущих сразу несколько направлений, такие группы встречаются особенно часто. Например, в издательстве существует специализированный отдел, работающий над серией книг по экономике.

• Временный состав. Включает специалистов, привлекаемых на определенный период для выполнения конкретных задач. Чаще всего это внешние исполнители – независимые профессионалы, представители разных организаций. Например, предприниматель формирует рабочую группу из маркетолога, копирайтера и дизайнера для реализации рекламной кампании.

• Комбинированный состав. Состоит из штатных сотрудников и временно нанятых специалистов. Основная часть коллектива сохраняется до завершения работы, а дополнительные участники присоединяются при необходимости. Например, образовательная платформа нанимает разработчиков для создания технической инфраструктуры учебных курсов.

Когда группа состоит из людей, давно работающих вместе, процесс взаимодействия организовать проще – достаточно один раз определить стиль общения и методику распределения задач.

Сложности возникают, если в коллективе малознакомые между собой люди. В таких случаях могут появиться разногласия, сложность адаптации к стилю управления или запросы со стороны сотрудников, требующие дополнительных решений от руководителя.

Члены команды проекта

Каждый участник группы играет свою роль и способствует достижению запланированного результата. Основные функции распределяются следующим образом:

• Координатор (руководитель проекта). Разрабатывает стратегию работы, контролирует распределение ресурсов, следит за сроками и организует взаимодействие между членами команды. При возникновении сложностей он ищет пути их решения.
• Заказчик (инициатор проекта). Определяет, каким должен быть итоговый продукт или услуга и с какой целью это создается. На основе этих параметров формулирует ключевые задачи и оценивает успех выполнения. В некоторых случаях совмещает функции управления и постановки целей.
• Исполнители. Отвечают за выполнение отдельных этапов, таких как разработка, оформление или программирование. Их работа влияет на общий результат, а также требует соблюдения установленных сроков и критериев качества.

Отдельную роль может занимать специалист по анализу данных, оценивающий информацию, поступающую на каждом этапе, и помогающий принимать решения на основе намеченных ориентиров. В большинстве случаев такой эксперт является частью основной группы.

Для успешной реализации важно с самого начала наладить четкое взаимодействие между всеми задействованными сторонами.

Роли в команде проекта

Эффективное управление командой проекта базируется на прозрачности, четком распределении ролей и использовании современных инструментов координации.

Структура команды управления проектами может различаться в зависимости от сложности и масштаба работы, а также уровня автономности специалистов:

• Генераторы идей. Они предлагают новые пути развития, вдохновляют коллег и побуждают их к активной деятельности. Их высокая энергичность помогает коллективу двигаться вперед.
• Аналитики. Занимаются сбором сведений, изучают тему глубже, помогают команде разобраться в сути проекта и создают условия для более качественного взаимодействия.
• Знатоки. Упрощают сложные концепции, делятся полезными материалами, что способствует быстрому обучению и выстраиванию доверительных связей между участниками.
• Поддерживающие. Обращают внимание на успехи, помогают сохранять мотивацию даже в сложных ситуациях, создают благоприятную атмосферу и укрепляют веру в общий успех.
• Навигаторы. Следят за тем, чтобы все двигались в одном направлении, понимая конечный результат. Благодаря им группа остается сплоченной и работает слаженно.
• Миротворцы. Предотвращают разногласия, устраняют напряженность, создают комфортные условия для обсуждения и принятия решений.
• Систематизаторы. Объединяют полученную информацию, структурируют ее, позволяя коллективу видеть картину целиком и при необходимости корректировать курс.
• Наставники. Вдохновляют на выполнение задач, оценивают текущие результаты и помогают определить дальнейший вектор работы.

Читайте также! Инструменты BI: принцип работы и советы по внедрению

Некоторые типы поведения внутри группы могут мешать достижению целей и снижать общую продуктивность. Такие роли создают напряженность и затрудняют взаимодействие.

Поведение, тормозящее рабочий процесс, демонстрируют участники с такими характеристиками:

• Конфликтные участники. Проявляют враждебность к общему делу, избегают конструктивного взаимодействия, концентрируются на критике без предложений решений.
• Сдерживающие развитие. Подавляют инициативу других, мешают обсуждению идей, не допускают открытого обмена мнениями, что снижает общий темп работы.
• Пассивные. Остаются в стороне от процессов, не проявляют интереса к обсуждению вопросов, избегают ответственности, тем самым уменьшая общую вовлеченность команды.
• Эгоцентричные. Работают исключительно ради личной выгоды, игнорируя интересы коллег, что создает напряженность и мешает движению вперед.
• Несобранные. Часто переключаются между задачами, не доводят начатое до конца, создавая хаос в рабочем процессе.
• Навязывающие свое мнение. Отказываются слушать других, пытаются контролировать обсуждение, препятствуя появлению разнообразных идей, что сужает спектр возможных решений.
• Двойственные аналитики. Склонны рассматривать вопросы с разных сторон, что может быть полезным, но при чрезмерном акценте на разногласиях дискуссия превращается в затяжной спор, замедляя продвижение к цели.

Источник: freepik / freepik.com

Чтобы коллектив работал эффективно, важно уметь определять такие проявления на ранних стадиях и своевременно корректировать поведение, создавая условия для продуктивного сотрудничества.

Этапы формирования и развития команды проекта

Любая группа специалистов проходит этапы формирования, которые зависят от особенностей работы. Если коллектив постоянный, процесс адаптации происходит один раз и занимает длительный период. Временные команды формируются и перестраиваются при каждом новом проекте.

Основные шаги создания команды:

Определение целей и задач

В рамках управления командой проекта задачи распределяются с учетом компетенций, опыта и ответственности каждого специалиста. Исходные данные, ожидаемый результат, сроки и ключевые показатели эффективности помогают понять, какие специалисты необходимы и в каком количестве.

После этого участники получают всю необходимую информацию, инструкции и разъяснения по своим обязанностям.

Формирование состава и распределение ролей.

Организатор выбирает сотрудников и определяет их функции.

Способы подбора команды могут отличаться:

• Руководство назначает специалистов, основываясь исключительно на их профессиональных качествах.
• Ответственный за проект самостоятельно выбирает участников, исходя не только из компетенций, но и из совместимости в коллективной работе. Такой подход способствует лучшему взаимодействию и ориентирован на общий результат.

Например, компания получила задачу создать мобильное приложение на базе уже имеющейся платформы. Период выполнения ограничен несколькими неделями. Руководитель привлекает проверенных специалистов, с которыми ранее работал. В итоге работа выполнена в срок, а дополнительно разработаны улучшения, которые были внедрены в финальную версию.

В противоположной ситуации, когда участники ранее не взаимодействовали, а организатор не знаком с их методами работы, первое время уходит на адаптацию. Это приводит к задержкам, так как сотрудники требуют больше внимания со стороны руководителя, пока не наладят совместную работу.

Стадия адаптации

В этот период группа специалистов начинает действовать как единое целое. Участники привыкают к стилю работы друг друга, устанавливают рабочие контакты, определяют, к кому можно обращаться за консультацией. В этот же момент могут возникать разногласия – из-за несоответствия ожиданий, сложности выполнения задач или изменений в планах.

Чтобы участники быстрее привыкли к совместной деятельности, регулярно проводятся командные встречи, где обсуждаются возникающие вопросы.

Устойчивый ритм

После периода адаптации взаимодействие налаживается, а конфликты возникают все реже. Однако в долгосрочных проектах с высокой нагрузкой появляется риск снижения мотивации.

В таких случаях важно вовремя заметить признаки усталости у сотрудников. Иногда лучше дать специалисту время для восстановления, чем довести ситуацию до эмоционального истощения, что может сказаться на качестве работы.

Читайте также! Мотивационная программа: цели, задачи, этапы разработки

Оптимизированный процесс

Команда выходит на полную продуктивность, участники уверенно справляются с задачами, уровень доверия высокий, работа идет стабильно. В этот момент руководителю нет необходимости вмешиваться в каждую деталь – он подключается только в сложных ситуациях, требующих координации.

Подведение итогов

Разработанный план управления командой проекта помогает избежать хаоса в распределении обязанностей и упрощает контроль над выполнением задач.

После завершения проекта организатор совместно с заказчиком оценивает достигнутые результаты. Проводится финальное обсуждение, где анализируются сильные и проблемные моменты, фиксируются выводы, которые помогут улучшить рабочие процессы в будущем.

Выбор членов команды проекта

Правильный подбор специалистов определяет эффективность работы всей группы, повышает качество координации, улучшает процессы принятия решений и делает взаимодействие участников более прозрачным. Чтобы коллективная деятельность была максимально продуктивной, важно учитывать этапы ее развития и применять эти знания на практике.

Источник: senivpetro / freepik.com

Выбор участников – одна из ключевых задач руководителя проекта. Однако, если внутри организации есть профильные отделы, привлечение специалистов часто осуществляется совместно с их руководителями. В таких случаях менеджеры подразделений отвечают за подбор кадров в своих областях.

Оценка кандидатов обычно проводится по следующим параметрам:

• опыт в соответствующей сфере;
• уровень образования;
• соответствие физическим требованиям (если работа требует определенного состояния здоровья, это подтверждается медицинскими документами).

Кроме профессиональных навыков, важны и личные качества:

• самодостаточность в выполнении задач;
• способность работать в группе;
• инициативность;
• надежность;
• готовность к нестандартным решениям;
• гибкость в условиях неопределенности;
• устойчивость к стрессовым ситуациям;
• умение эффективно общаться;
• стремление избегать ненужных конфликтов;
• совпадение личных принципов с ценностями проекта.

Наиболее продуктивными участниками считаются специалисты в возрасте от 25 до 45 лет. В этот период люди наиболее активны, легко адаптируются к изменениям и быстро осваивают новые знания.

Читайте также! Внутренние коммуникации: задачи, виды, инструменты

После подбора сотрудников начинается самый ответственный этап – руководство командой. Организатор координирует рабочий процесс, поддерживает развитие сотрудников и решает возникающие вопросы. Далее следует детальный разбор каждого из этих направлений.

Планирование и организация работы команды проекта

Планирование управления командой проекта необходимо для того, чтобы заранее определить количество участников, объем работ и способы решения возможных проблем. Организация работы коллектива должна начинаться еще до того, как проект получит финансовую поддержку.

На этом этапе важно заранее определить численность команды, подобрать исполнителей, обозначить роли и функционал каждого отдела. Такой подход позволяет повысить продуктивность сотрудников и правильно распределить ресурсы в рамках намеченного плана.

При назначении задач следует учитывать несколько факторов:

• квалификацию специалистов;
• индивидуальные особенности сотрудников;
• осознание каждым участником своих целей, функций и значимости в общем деле;
• готовность команды к продуктивной работе и уверенность в успешном завершении проекта.

Руководителю важно понимать, что каждый человек воспринимает рабочие процессы по-разному. Поэтому на этапе запуска рекомендуется разработать краткое руководство, которое поможет участникам быстрее освоиться и понять ключевые аспекты своей деятельности. Документ должен быть лаконичным, доступным и содержать основные моменты, касающиеся работы.

Кроме того, по мере выполнения задач необходимо вести записи о ходе работы, составлять отчеты о прогрессе и четко обозначать зоны ответственности каждого специалиста.

Типы управления командой проекта

Управление развитием команды проекта предполагает поддержку профессионального роста сотрудников, их адаптацию к изменениям и повышение квалификации.

Система управления командой проекта включает методы координации, инструменты контроля и механизмы обратной связи, позволяющие корректировать рабочие процессы:

• Жесткая структура. Формирование и управление командой проекта начинается с выбора специалистов, распределения ролей и создания условий для эффективного взаимодействия. Все решения принимает руководитель, его распоряжения обязательны для исполнения. Такой вариант подходит, если требуется строгая дисциплина и четкое следование инструкциям.
• Ориентированный на результат. Главный мотивирующий фактор – материальное вознаграждение. Особенно эффективен в среде, где успех зависит от новаторства и скорости выхода продукта на рынок.
• Регламентированный подход. Работа строится на строгих правилах, документации и административных процедурах. Чаще всего применяется в государственных учреждениях и крупных корпорациях.
• Коллективный формат. Решения принимаются совместно, правила обсуждаются внутри группы, а участники рассматриваются как профессиональное сообщество, движущееся к общей цели. Это один из самых востребованных вариантов в современных командах.
• Гибкая модель. Управленческие функции распределяются между несколькими ключевыми фигурами, а основной упор делается на обмен опытом. Такой формат возможен при высокой вовлеченности всех участников и отсутствии жесткой иерархии.

Источник: freepik / freepik.com

Разные этапы управления командой проекта требуют различных подходов: от формирования группы до анализа итогов ее работы. Выбор метода зависит от уровня подготовки специалистов, степени их самостоятельности и опыта в аналогичных задачах. Оптимальная стратегия должна соответствовать особенностям проекта и составу команды.

Методы и инструменты управления командой проекта

Организационная структура управления командой проекта влияет на скорость принятия решений, уровень ответственности и степень самостоятельности сотрудников.

Для эффективного управления коллективом руководителю полезно использовать вспомогательные методы, которые помогут улучшить организацию работы, наладить взаимодействие между участниками и повысить продуктивность.

Ключевые подходы к управлению командой:

• Анализ взаимодействия

Этот метод основан на регулярном общении с сотрудниками для оценки текущей ситуации. Неформальные беседы позволяют узнать об успехах, сложностях и общем настроении в коллективе.

Читайте также! Внедрение бережливого производства: принципы, инструменты, этапы

• Контроль качества выполнения задач

Процесс предполагает проведение встреч и обсуждений с целью анализа достигнутых результатов, выявления проблемных зон и уточнения рабочих обязанностей. Руководитель помогает сформулировать новые ориентиры и скорректировать рабочий процесс.

• Фиксация сложностей в рабочем процессе

Если возникшую проблему нельзя решить оперативно, ее необходимо задокументировать. В специальном отчете фиксируются детали ситуации, ответственные лица и сроки устранения, что позволяет систематизировать процесс поиска решений.

• Эффективная коммуникация

Развитие навыков общения важно для повышения мотивации сотрудников, поддержания благоприятного климата в коллективе и повышения результативности работы. В управлении командой ключевыми компетенциями являются:

Применение этих инструментов помогает руководителю грамотно организовать рабочий процесс и выстроить эффективную систему управления. Дополнительно можно использовать современные цифровые платформы для оптимизации взаимодействия между участниками.

Урегулирование конфликтов при управлении командой проекта

Разногласия и недопонимание могут возникать не только между членами команды, но и в диалоге между руководителем и подчиненными. Если их не решать своевременно, это скажется на продуктивности и общей атмосфере в коллективе. Поэтому важно применять эффективные способы урегулирования таких ситуаций.

Читайте также! Операционное управление: задачи, методы, полезные программы

Управление деятельностью команды проекта включает планирование, мотивацию, координацию действий и анализ результатов для повышения общей продуктивности, а также основные подходы к разрешению конфликтов:

• Поиск решения. Спокойный анализ ситуации и устранение возникшей сложности без противостояния. Руководитель разбирает суть проблемы и находит оптимальный выход.
• Совместное обсуждение. Поиск выхода из сложившейся ситуации через коллективный диалог, в котором учитываются интересы всех участников.
• Взаимные уступки. Выбор компромиссного варианта, который частично удовлетворяет обе стороны. Такой подход помогает сохранить баланс интересов и поддерживает рабочие отношения.
• Давление. Использование административного влияния для устранения конфликта. Этот способ не решает коренную проблему, может вызвать недовольство сотрудников и снизить уровень доверия.
• Смягчение разногласий. Частичное нивелирование напряженности в коллективе без глубокой проработки сути проблемы. Это временное решение, которое не всегда дает долгосрочный эффект.
• Игнорирование. Полный отказ от вмешательства в конфликт, что может привести к его усугублению и снижению эффективности работы команды.

Часто задаваемые вопросы об управлении командой проекта

Как подобрать оптимальное количество участников для выполнения задач?

Численность группы зависит от масштаба работы, сроков и уровня сложности. Важно учитывать профессиональную подготовку специалистов и их опыт в схожих задачах. Компактная команда действует оперативно, но может испытывать нехватку ресурсов, тогда как слишком большая усложнит координацию и замедлит процессы.

Какие способы поощрения сотрудников дают наилучший результат?

Стратегия мотивации должна включать как финансовые, так и нематериальные аспекты. Помимо оплаты труда, значимыми факторами являются признание достижений, перспектива карьерного роста, возможность влияния на принимаемые решения и создание комфортной рабочей среды. Индивидуальный подход позволяет повысить заинтересованность сотрудников.

Читайте также! Лицо, принимающее решение: как выйти на топ-менеджера и общаться с ним

Как грамотно распределить функции между участниками?

Обязанности должны соответствовать компетенциям и опыту специалистов. В коллективе важно четко определить ключевые роли – организатора, аналитика, исполнителя и координатора. Прозрачное распределение задач помогает избежать дублирования работы и снижает вероятность недоразумений. Регулярные встречи позволяют вносить необходимые корректировки.

Какие критерии использовать для оценки итогов работы команды?

Анализируются соответствие выполненных задач установленным целям, соблюдение сроков, финансовая эффективность, а также уровень качества результата. Обсуждение с участниками завершенного этапа позволяет выявить успешные моменты и определить аспекты, которые можно улучшить в будущих проектах.

Управление командой проекта включает не только координацию работы, но и обеспечение эффективной коммуникации. Четкое планирование, участие сотрудников в рабочих процессах и регулярное обсуждение промежуточных результатов помогают повышать продуктивность и достигать поставленных задач.

Изображение в шапке статьи: senivpetro / freepik.com