Тайм-менеджмент как умение управлять временем

Начнем с того, что означает данное понятие. Тайм-менеджмент (планирование времени) — это технологии распределения и оптимизации временных ресурсов. Иначе говоря, приемы самоорганизации и управления собой. Они позволят человеку или бизнесу планировать время, чтобы не растрачивать его впустую, а добиваться максимальных результатов в каждом деле.

Основная функция тайм-менеджмента – это помощь в целедостижении, управлении ситуацией и жизнью. Поэтому сегодня он предполагает больше, чем планирование и временной контроль, он охватывает все аспекты личной эффективности. Для решения таких задач нужны хорошие познания в философии, социологии, экономике, математике, психологии и прочих дисциплинах.

Понятие time management дословно означает «управление временем». Хотя это не совсем удачный термин. Ведь временем руководить нельзя, им можно только правильно распоряжаться. Поэтому сегодня применяют более точные определения – «self-менеджмент» и «life-менеджмент», что означает «самоменеджмент» и «управление собственной жизнью» соответственно.

Time management имеет два обширных направления – корпоративный и личный (персональный). Первый нацелен на рост эффективности организации и, как правило, инициируется руководством. Второй – те принципы и методы тайм-менеджмента, которые используются человеком индивидуально, то есть для достижения целей или собственного блага.

Необходимость использования тайм-менеджмента

Планирование времени преследует четкую цель– облегчить жизнь человека, приведя ее в организованный порядок. Система этих принципов поможет успокоить разум, вечно занятый заботами, уменьшит груз проблем и высвободит время для реально важных дел.

Тайм-менеджмент позволит:

• притормозить и оценить все то, что происходит в личной жизни;
• учиться контролировать свои ресурсы;
• упорядочить дела, отделить «мух от котлет» (второстепенное от важного, любимое от неприятного);
• приступать к делам без суеты и нервов, чтобы всегда все успевать;
• находить время на себя любимого.

Главные принципы тайм-менеджмента

Если хотите, чтобы самоорганизация прошла легко, без затруднений, придется соблюдать такие правила и принципы тайм-менеджмента:

• Определение целей. Точная формулировка замыслов и результатов — это уже полпути к успеху.
• Приоритезация. Нужно понять, какие действия важнее и ускоряют приближение цели.
• Планирование. Составление и выполнение ежедневных планов должно войти в привычку.
• Оценка собственного опыта. Дела планируются на основе индивидуальных действий в конкретных ситуациях.
• Отдых. Потраченные силы нужно восполнять, поэтому надо обязательно выделять время на передышку.
• Мотивация. Это, как правило, и будет результат поставленной задачи. Вдобавок можно предусматривать награды, поощрения за выполнение рутинных или сложных действий. Возможны наказания (взыскания) за и срыв своего замысла (например, лишение себя приятных мелочей).
• Использование полезных сервисов – ресурсов, приложений на смартфоне или ПК.
• Периодическая смена видов деятельности. Это избавит от монотонности и переутомления в работе.

Популярные техники тайм-менеджмента

Рассмотрим самые проверенные экспертами способы, которые дают хороший результат. Они помогут спланировать время так, чтобы каждый ваш день был продуктивным.

Метод AБВГД

Техника дробления дел на несколько частей с учетом их приоритетности. В группу А входят главные и срочные задачи, которые нуждаются в быстром решении. Можно составить даже список с разбивкой по подпунктам (А1, А2 и т. д.).

Техника Pomodoro

«Метод помидора» был разработан программистом Фр. Чирилло еще в 80-х прошлого столетия. Он предусматривает следующие принципы тайм-менеджмента в работе: человек сосредоточен на задаче 25 мин., затем ему дается 3-минутный перерыв. Последующий цикл (работа – отдых) длится дольше и составляет 100 мин. Под свою методику изобретатель создал специальный таймер, который он назвал Tomato Timer.

Дневник для списков дел (Bullet journal)

Краткие записи недельных (месячных) планов, размышлений, новых идей и мотивирующих мыслей предполагается вносить в блокнот. Там будет все, что стимулирует к труду.

Getting Things Done

Техника GTD, предложенная экспертом Д. Алленом, позволит четко организовать и контролировать задачи. Для доведения любого дела до конца нужно пройти четыре шага:

• Собрать записки и бумаги, заполонившие рабочее пространство, затем переписать всю информацию в ежедневник.
• Каждый час пролистывать сделанные записи.
• Систематизировать список задач – важное добавить в календарь, а лишнее исключить.
• Выбранные из перечня дела всегда доводить до конца.

Zen to Done

Это более простой аналог предыдущей техники. Цель ZTD – ввести в привычку следующие действия:

• Сосредотачивать всю получаемую информацию в едином месте.
• Тут же обрабатывать все данные.
• Разнести заметки (записи) по группам (к примеру, «Дом», «Работа» и др.).
• Заранее планировать все важные вопросы на день, которые необходимо разрешить.
• Концентрировать внимание на одной задаче.
• Кратко и четко излагать мысли в списках дел.
• Составить распорядок дня и выполнять его всегда.
• Заниматься только тем, к чему лежит душа.
• Регулярно проглядывать все свои записи, вычеркивая лишнее.

Таймбоксинг

В каждой работе нужно намечать дедлайн – интервальный и конечный. Прием Timeboxing можно применять в и в личной жизни, и в общественной.

Читайте также! Клиентский опыт

Метод POSEC

В данной технике используются те же принципы тайм-менеджмента, что в иерархии потребностей по Абрахаму Маслоу. Она включает следующие этапы:

• Приоритезация задач.
• Оценка целесообразности последующих каждодневных действий.
• Оптимизация и облегчение работы.
• Удаление второстепенных дел из списков.
• Отмена бесполезных действий.

Техника COPE

Автор методики П. Дункан советует такие принципы эффективного тайм-менеджмента:

• Clear – наметить цели.
• Organized – организовать работу.
• Productive – определить приоритеты.
• Efficient – выполнять важнейшие задачи.

Правило 4D

Техника заключается в распределении вопросов по их сложности:

• Do – важнейшие дела для самостоятельного выполнения.
• Delegate – задачи, которые можно поручить другим.
• Delete – малоактуальные вопросы.
• Delay – несрочные дела, которые могут подождать.

Принцип Fresh or Fried

Суть метода – планирование главных дел на утро, потому что мозг в это время свеж (fresh) и продуктивен. В течение дня он «поджаривается» (fried) и теряет цепкость. То есть самые ответственные задачи нужно решать в начале дня.

Читайте также! Сбалансированная система показателей

Zero Inbox (пустой ящик входящих)

Методика задумана для обработки электронной почты, где папка «Входящие» должна быть пустой. Всю корреспонденцию, которая туда приходит, нужно отсортировывать по назначению – переместить в корзину или спам, написать ответ и т. д.

Закон Парето

В основные принципы тайм-менеджмента входит известное всем правило 80/20: только 20 % потраченного времени и сил приносят 80 % результата и наоборот. Чтобы пользоваться этой схемой, нужно понять, какие действия дадут вам максимальный КПД и выполнять сначала только их. Методику часто используют с приемом АВС, когда вначале отрабатывают список А, вопросы из которого решаются быстрее остальных.

Матрица Эйзенхауэра

Известная всем фраза бывшего президента США «То, что срочно, редко бывает важным, а то, что важно, редко срочное» обрела сегодня новый смысл. Американский бизнес-консультант С. Кови придумал правило группирования дел по блокам, благодаря которому возникла «матрица Эйзенхауэра». Это удобный способ определить, что делать прежде всего, что во вторую очередь и что вообще не требует каких-то действий:

• Важно и срочно (сделать немедленно).
• Важно, но не срочно (задачи можно отложить).
• Срочно, но не важно (делегировать, чтобы не тратить время).
• Не срочно и не важно (можно не делать вообще, так как вопросы малозначимы).

Важно сосредоточиться на первом блоке, но помнить о втором, задачи из которого всегда можно внести в текущий график.

Сортировка

Все дела распределяются по следующим категориям:

• Нужны немедленные действия.
• Решение важно, но не очень срочно.
• Бесполезные усилия.

Метод Автофокуса

Такой подход предложен М. Форстером и подразумевает следующие действия:

• Составить список всех задач.
• Выбрать важные и срочные из них и заняться ими в первую очередь.
• Все остальное решать поочередно, фокусируясь на каждом деле.

Закон Паркинсона

Суть методики – четкий дедлайн. То есть на выполнение задач уходит ровно столько времени, сколько намечено. Чтобы уложиться в этот срок, нужно сосредоточиться на каждом деле.

Читайте также! Система KPI 2024: разработка и внедрение

Хронометраж

В течение 14 дней фиксируются все дела, которые обычно занимали до 5 минут. Дальнейшее самопознание покажет, сколько времени уходит на пустые действия.

Методология «Канбан»

Отображение рабочего процесса на доске заданий путем разграничения ее на блоки. К примеру, «Нужно сделать», «Выполняется», «Завершено» и др. Так проще контролировать задачи и ход осуществляемых работ.

Майнд-карты

Принципы и инструменты успешного тайм-менеджмента предполагают представление рабочего процесса в виде создания ментальных карт. Последние похожи на генеалогическое древо, где цель представлена в виде ствола с несколькими ветками задач, которые нужно решить для целедостижения. Подобные изображения показывают производственный процесс со стороны.

Метод «Временные блоки»

В основу данной техники заложено планирование. Нужно составить список дел и отвести для каждого из них свой срок реализации и интервалы выполнения задач.

Читайте также! Бизнес-процессы отдела продаж и их описание

Хотя бы N минут

Техника поможет отучить себя от прокрастинации — отсрочки (затягивания) срочных или важных дел. Когда не хочется работать, начните с 5-10 минут на каждую задачу. Так у вас всегда будет возможность передумать и ощущение, что ситуация под контролем. Человек перестает испытывать зависимость от обязательств (он не хочет, но должен), и работа продвигается быстрее.

Дедлайн

Каждая цель должна иметь определенный срок – это подталкивает исполнителя и помогает побороть прокрастинацию.

Правило Тимоти Ферриса

Изучив законы и принципы современного тайм-менеджмента, специалист по продуктивности вывел следующее правило: «Чтобы решить больше задач, необходимо лучше концентрироваться, а не работать на износ». Его система управления временем основана на правилах:

• Закон Парето. На выполнение 80 % дел нужно всего лишь в 20 % усилий.
• Всякая работа проводится в отведенное время.

Как видите, не стоит нагружать себя с утра до вечера, достаточно сосредоточиться на главном. Активный труд не должен превышать 20 % дня, но самоорганизацию надо довести до максимума.

Методика «Тайм-драйв»

Систему разработал эксперт Г. Архангельский, который предложил набор советов, как людям успевать жить и работать плодотворно. К примеру, он сторонник полноценного отдыха и кратких ежечасных перерывов на восстановление сил. В своей теории он объясняет принцип мотивации, для повышения которой применяются несколько приемов:

• Швейцарский сыр. Декомпозиция задач на части (подзадачи), что выполняются в любом порядке.
• Съесть «лягушку». Роль последней играют неприятные, но спешные дела, поэтому употреблять лягушку исполнителю придется ежедневно. «Слонами» называются большие, интересные и важные задания, для выполнения которых нужно разложить их на детали.
• Таблица регулярных дел – прием фиксации «лягушек» и «слонов».

Читайте также! Грейдирование оплаты труда: виды, методы, этапы

Управление командой «Структурирование хаоса»

Вот основные принципы тайм-менеджмента автора теории:

• Составить общий план задач и сохранить все это на одном носителе.
• Сгруппировать задания по темам.
• Наметить цели.
• Выбрать их приоритетность.
• Представить визуально весь процесс работ, связав их с временем и датами. Построить график или mind map.
• Проверить завершенное, подкорректировать приоритеты.

Диаграмма Ганта

Представляет собой график планируемых работ, построенный в виде таблицы с этапами и ответственными за их выполнение. Как правило, методика используется для распределения и контроля совместных действий.

Анализ временных затрат

Техника рассчитана на изучение ежедневных показателей и результатов управления временем по нескольким параметрам:

• производительность работ;
• полезность действий;
• эффективность усилий;
• передача компетенций;
• основной итог.

Подготовка с вечера

Методика удобна тем, кто не любит просыпаться очень рано. Чтобы труд был продуктивным, лучше наметить предстоящие задачи в конце рабочего дня. Тогда утром не нужно будет тратить время на составление плана.

Читайте также! Стратегическое мышление: понятие, важность, упражнения для развития

Хронотип

Прием рассчитан на индивидуальные привычки. Каждый человек испытывает пик активности в определенное время суток, и это следует учитывать в распределении дел. Вот основные хронотипы:

• Медведи. Время пробуждения 7.00 – 9.00. Максимальная работоспособность – 11.00 – 18.00.
• Львы. Люди-«жаворонки», встают с рассветом. Активно трудятся в период 10.00 – 17.00.
• Волки. Поздно просыпаются и эффективны после полудня – 12.00 – 20.00.
• Дельфины. Поднимаются довольно рано, пик трудоспособности – 10.00 – 18.00.

«Жесткий тайм-менеджмент» Д. Кеннеди

На счету автора масса успешных бизнес-тренингов. В своей методике он рекомендует заниматься той работой, которая дает весомую финансовую прибыль. Есть у него один ценный совет –рассчитать на калькуляторе, сколько стоит час работы. Так проще выяснить, что лучше начинать – крупный проект или мелкие задачи.

Правило 10 минут

Отлично действует для тех работ, которые важны, но неприятны. Всего лишь требуется убедить себя, что нужно «потерпеть» десять минут. Тогда у вас будет психологическая установка на то, что по истечении этого времени дела пойдут полегче.

Техника 18 минут

Методику придумал П. Брегман. Он говорит, что 18 минут в день предотвратят непродуктивную работу нескольких часов. Что он советует:

• правильная подготовка по утрам – 5 мин.;
• оценка эффективности отработанного часа – 1 мин/час;
• вечерний отчет по всем дневным событиям (кратко) – 5 мин.

Метод 90/30

Суть инструмента – полтора часа посвятить делу, полчаса – отдыху. Принципы тайм-менеджмента таковы: за несколько первых циклов решаются самые объемные и трудные задачи. Комбинации «труд – отдых» могут быть различны, к примеру 55/15. Данный прием удобен тем, кто не привык работать 1,5 часа без «перекура».

Читайте также! Что такое темп роста продаж

Принцип девяти дел

Методика иначе называется «1–3–5» и предполагает ежедневно выполнять работу так:

• 1 большой проект;
• 3 средние задачи;
• 5 незначительных работ. Обычно это ежедневные домашние проблемы, которые необходимо постоянно разгребать.

Правило трех дел

Альтернатива предыдущему приему – решить прежде всего 3 важные и срочные задачи, потом – все остальное.

Как видим, управление временем — довольно ценный навык, который нужен всем трудящимся (и не только) людям. Тайм-менеджмент повысит эффективность и организованность любого человека в повседневной жизни. Используя простейшие приемы по типу графика или календаря, установления приоритетов и делегирования работ, можно трудиться очень продуктивно и не терять время впустую.