Виды расходов компании

Одна из классификаций расходов компании предполагает их деление на две категории:

• прямые, непосредственно связанные с объемом произведенных товаров, выполненных услуг или работ;
• косвенные, в которые включаются общепроизводственные и общехозяйственные затраты, управленческие расходы.

Возможны группировки и по другим критериям:

• Эффективные и неэффективные.

Производительные расходы, относимые к первому типу, способствуют получению прибыли, то есть от их роста есть положительная отдача. Прежде всего, это средства, идущие на изготовление продукции. Под неэффективными понимаются непроизводительные затраты, препятствующие извлечению дохода. Это различные потери в виде брака, порчи, хищений, недостач, рабочих простоев. Соответственно, их нужно всеми силами сокращать.

• Релевантные и нерелевантные.

В первую группу входят затраты, соответствующие принимаемым решениям и отчасти являющиеся следствием последних. Нерелевантность от управленческих решений касается расходов прошлых периодов, а также целиком зависящих от внешних факторов.

• Постоянные и переменные.

Переменные изменяются пропорционально объему производства. Приобретение сырья, зарплата работников, транспортные расходы, оплата электроэнергии и т. д. – данные расходные статьи отражают степень производственной активности. Постоянные же не зависят от рабочих процессов, и даже при простое предприятия они остаются на более или менее одинаковом уровне. К этой категории относятся арендная плата, содержание управленческого аппарата, погашение кредитов и т. п.

Далее речь пойдет о том, как снизить расходы компании, или какие есть основные пути снижения издержек.

25 способов снижения расходов в компании

1. Сырье и материалы

Существует несколько базовых способов экономии.

• Покупка более дешевых аналогов, если это не приведет к ухудшению качества продукции. Прежде всего, это актуально для импортных товаров, стоимость которых обычно выше и в большей степени зависит от экономической конъюнктуры, чем материалов отечественного производства.
• Пересмотр положений действующих соглашений или выход на новых поставщиков, готовых сотрудничать на более выгодных для вашей компании условиях.
• Переход на оптовые закупки, для чего можно кооперироваться со смежными компаниями. Как правило, цена при крупном опте оказывается существенно ниже.
• Организация самостоятельного производства требуемого сырья.
• Использование ресурсосберегающих технологий.

2. Арендная плата

Примеры допустимых действий:

• При длительном и успешном опыте взаимодействия с арендодателем можно поставить вопрос о пересмотре условий договора.
• Переезд в более дешевое помещение: это может быть другой район, здание меньшего размера и т. п. Разумеется, нужно просчитывать, как это снижение расходов компании скажется на производственной мощности и не повлечет ли дополнительных расходов.
• Сдача неиспользуемых площадей в субаренду, если такая возможность имеется.
• Освобождение помещений за счет закрытия убыточных подразделений.

3. Производственные расходы

Есть разные пути их сокращения:

• Внедрение бережливых методик – ресурсосберегающие технологии, снижение доли брака и т. д. Нужно учитывать, что эффект от этих мер обычно отложенный и для нововведений могут потребоваться затраты, которые со временем окупятся.
• Обновление производственного оборудования – это повысит эффективность переработки сырья, сократит энергетические расходы, но рост прибыли тоже наступит не сразу.
• Улучшение учета и контроля использования сырья и отходов производства. Данные мероприятия нацелены на сокращение потерь, а также расходов на хранение и утилизацию отходов.

4. Логистические и транспортные расходы

Здесь требуется комплексный подход.

• Оптимизация организации перевозок, выстраивание наиболее экономичной цепи поставок. Если говорить конкретно, то нужно минимизировать время простоя транспорта, число порожних рейсов, отклонения от прямых маршрутов и т. д.
• Контроль на каждом этапе логистики. Для этого подойдут системы мониторинга за транспортом, маршрутами, чтобы вовремя реагировать на логистические сбои.
• Тщательный учет транспортных расходов. Это предотвратит нецелевое использование подвижного транспорта и ГСМ.
• В отдельных случаях выгоднее арендовать транспорт – оплата услуг сторонней организации может оказаться дешевле, чем содержание собственного технического парка.

Читайте также! Грейдирование оплаты труда: виды, методы, этапы

5. Реклама и маркетинг

Необходимо проанализировать рекламные расходы на предмет эффективности. В условиях кризиса данные статьи обычно урезаются, но нужно просчитывать, как это отразится на имидже компании и продажах. Лучше не экономить на долгосрочных инструментах продвижения, которые дают отложенный эффект. В частности, не стоит отказываться от ставшего постоянным сотрудничества с рекламным агентством – возможно, удастся договориться о скидках или перейти на бартерную оплату.

6. Сокращение брака

Производственный брак — это продукция, не соответствующая установленным стандартам или техническим условиям. Брак бывает исправимый, когда изъяны можно устранить, и неисправимый, подлежащий утилизации. Алгоритм действий, как снизить расходы компании по производству, вызванные браком:

• Выявление причин брака.
• Оценка, насколько он исправим и какие потребуются расходы на техническую переделку или утилизацию некачественных изделий.
• Установление виновных подразделений и лиц с целью выяснить, можно ли переложить на них полученные расходы.
• Устранение причин возникновения брака.

7. Экономия на отходах

Отходы делятся на возвратные и безвозвратные. К последним относятся невосполнимые технологические потери, в том числе угар, усушка сырья, улетучивание, испарение и т. п. Чаще всего их нельзя избежать – они объясняются особенностями производственного цикла, физико-химическими характеристиками используемых материалов.

Однако данные потери подлежат нормированию, которое отражается в технологических картах, сметах технологического процесса и других внутренних документах, к разработке которых должны привлекаться квалифицированные специалисты.

После введения нормативов следует бороться со сверхнормативными технологическими потерями, у которых могут быть разные причины:

• несоответствие сырья и материалов установленным техническим условиям;
• замена материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий аналогами, не предусмотренными технологией;
• нарушения технологического процесса;
• сбои в работе оборудования.

Насколько это возможно, отходы необходимо пускать на переработку. В наше время технологии рециклинга активно развиваются и востребованы в разных сферах промышленности – это хороший вариант, как снизить расходы компании, получая недорогое и практичное сырье.

8. Снижение простоев оборудования

Нередко простои означают не просто недополученную прибыль, но и дополнительные расходы. Негативные последствия в виде ненужных трат и недополученной прибыли:

• отсутствие продукции, производство которой было запланировано, но из-за перерыва в рабочих процессах не осуществлено;
• траты на пуско-наладочные работы, связанные с остановкой оборудования;
• заработная плата персонала, если простой произошел не по его вине;
• сохранение текущих расходов на электроэнергию, отопление и пр.

Для устранения простоев в первую очередь нужно выяснить причины их возникновения: некачественное оборудование, болезнь сотрудника, нарушение сроков поставки материалов и т. п.

9. Сокращение складских расходов

Стоит просчитать, не являются ли складские запасы завышенными – в этом случае можно их уменьшить, сократив расходы на хранение.

10. Оптимизация услуг связи

Отсутствие контроля за использованием телефонной связи чревато негативными последствиями – сотрудники, почувствовав безнаказанность, начнут делать личные междугородние и даже международные звонки за счет компании. Введение учета исходящих вызовов позволит избежать подобной ситуации.

Простой вариант – ежемесячный заказ детализации звонков с тем, чтобы руководители подразделений проанализировали данные и отчитались по ним. При злоупотреблении своим служебным положением виновные сотрудники должны сами оплатить сделанные ими вызовы – это вполне нормальная практика, призванная сократить непроизводительные траты.

11. Интернет-контроль

Аналогичным образом следует пресекать использование работниками интернет-трафика в своих личных интересах, а также пребывание в Сети, не связанное со служебной деятельностью. Технически это легко осуществимо в виде офисного интернет-контроля.

При этом можно ограничить доступ к определенным сетевым ресурсам, ввести лимиты по трафику для каждого сотрудника, анализировать, какие сайты посещаются.

Читайте также! Бюджет маркетинга: методы, модели, инструкция по составлению

Контроль интернет-трафика организуется различными способами:

• в виде специализированной программы, устанавливаемой на каждый ПК;
• с помощью роутера/маршрутизатора на границе сети;
• через сетевой шлюз.

12. Экономия электроэнергии

Для сокращения расходов на электричество необходимо снизить количество потребляемой энергии. Варианты действий:

• Установка в редко используемых помещениях датчиков движения. Благодаря этому свет будет автоматически включаться и выключаться при входе или выходе людей, что даст заметную экономию.
• Использование в коридорах, туалетах и подсобных помещениях ламп небольшой мощности (из расчета 30 Вт на 1 м2).
• Переход на светодиодное освещение.

13. Сдельная оплата труда вместо системы оклада

Это актуально для производственных предприятий. К примеру, устанавливается стоимость изготовления одного изделия, которая является фиксированной. За счет этого можно не только добиться снижения затрат на рабочий персонал, но и выявить неэффективных сотрудников. В этом отношении система оклада менее прозрачна, поскольку нередко случается так, что один работник старается и даже перевыполняет план, а другой за ту же зарплату предпринимает гораздо меньше полезных усилий.

Конечно, этот способ нельзя применять повсеместно, так как не всегда достижение результата целиком зависит от сотрудника. Скажем, кассиры обслуживают покупателей, на объем потока которых им крайне сложно повлиять. Поэтому далеко не лучший выбор – решать проблему, как снизить расходы компании, за счет перевода работников касс на сдельную оплату. В управленческой сфере данный метод тоже имеет ограниченное применение.

Читайте также! Стратегическое мышление: понятие, важность, упражнения для развития

Введение сдельной оплаты не должно ухудшить положение сотрудников, которые выполняют свои обязанности и плановые показатели.

14. Перевод на гражданско-правовой договор (ГПД или ГПХ)

Здесь тоже речь идет о том, как снизить расходы компании за счет сокращения издержек на персонал. Договор ГПХ целесообразен в случаях, когда рабочий график должности отличается большими разрывами: скажем, есть крупные проекты разового характера, а в остальное время сотрудник практически никак не задействован. С точки зрения работодателя это неэффективно, если должностное лицо получает фиксированный оклад независимо от уровня своей фактической занятости.

Порой рационально перевести целый отдел на договоры ГПХ, и это можно считать недирективным методом сокращения персонала.

Для компании выгода не только в том, что не придется начислять зарплату за фактически «пустые» дни, но и отсутствие необходимости оплачивать больничные листы, отпуск, декретные, если это не указано в договоре о сотрудничестве. Также не будет взносов в ФСС (остаются только НДФЛ, ПФР и ФОМС). Наконец, за счет суммы страховых взносов и оплаты услуг по договору ГПХ можно уменьшить налогооблагаемую базу.

15. Перевод на удаленную работу

Разумеется, где это возможно и целесообразно. Работающих на производственных линиях и обслуживающий персонал перевести на удаленку никак нельзя. Проще с офисными сотрудниками, многие из которых могут выполнять функции с домашнего компьютера. Недавний опыт пандемии прекрасно показал, как организуется подобный процесс.

Многие компании из-за введенных ограничений перевели своих сотрудников (менеджеров, кадровиков, маркетологов, бухгалтеров и т. д.) на удаленный режим работы. Поначалу это казалось временным решением проблемы, однако выяснилось, что такая система может действовать и на постоянной основе, имея ощутимые выгоды.

Читайте также! Антикризисное управление предприятием: понятие и этапы

При этом сокращаются расходы на коммунальные платежи, клининговые услуги, арендную плату и пр. Кроме того, удаленная форма работы позволяет более очевидно оценить ценность того или иного сотрудника для компании – выполняя индивидуальную работу, сложно спрятаться за спины коллег.

Таким образом, траты на персонал, находящийся на удаленке, более эффективны и обоснованы, чем при организации бизнес-процессов в офисных условиях.

16. Сокращение бонусов

Статья 74 Трудового кодекса РФ предусматривает право работодателя пересмотреть бонусы и иные расходы, закрепленные в локальных нормативных актах. Гораздо сложнее, если эти условия зафиксированы в трудовом и коллективном договорах – в этом случае отмена в одностороннем порядке невозможна.

Подобные бонусы могут включать в себя оплату транспортных расходов, бесплатное питание, проведение корпоративных мероприятий и тимбилдинга. Кроме того, под прочими расходами на персонал имеются в виду дополнительное периодически обновляемое ПО и оборудование. Если компания оказалась в сложных обстоятельствах, то сотрудники должны отнестись с пониманием к мерам экономии.

17. Снижение расходов на дорогие командировки (особенно заграничные)

Здесь уместно провести аналогию с военной тематикой. Кого отправляют в тыл врага? Конечно, самых подготовленных и обученных спецназовцев. Такими же асами должны быть и командируемые сотрудники, если речь идет о поездке, обходящейся компании недешево.

• Отправлять в дорогостоящие командировки лучше всего тех, кто способен на эффективную самоорганизацию – за отведенное время выполнить максимум поручений (посетить несколько компаний, провести переговоры, установить новые контакты и т. п.).
• Чтобы отдача от поездки была наибольшей, требуется серьезная подготовка (предварительный обзвон и составление плана помогут избежать потери времени и выстроить плодотворный график командировки).
• Необходимым условием рационального использования ресурсов компании является предоставление полной отчетности о результатах встреч и переговоров, о посещенных мероприятиях.
• Находясь в командировке, сотрудник должен руководствоваться стандартами и регламентами компании по данному направлению.
• Полученный опыт и наработки необходимо анализировать и внедрять, чтобы командировки имели реальную производственную отдачу. Лучше организовать обсуждение сразу после возвращения сотрудника, поскольку уже спустя несколько дней часть информации может затеряться или утратить свой актуальный характер.

18. Внедрение КЭДО (кадровый электронный документооборот)

В современном мире одним из ведущих трендов является тотальная цифровизация, и нужно шагать в ногу со временем. Важным аспектом данного процесса становится автоматизация бизнес-процессов за счет перехода на соответствующие сервисы, в частности ведение кадрового делопроизводства в электронном виде.

С ноября 2021 года такая возможность закреплена даже на законодательном уровне. Реализация КЭДО – один из способов, как существенно снизить расходы компании:

• Возможность подписания документов в электронной форме, без распечатки. За счет этого идет экономия на бумаге и расходниках.
• С помощью КЭДО можно оформлять соглашения с удаленными сотрудниками, не тратя деньги на доставку бумажных форм.
• КЭДО позволяет кадровикам быстрее выполнять свою работу, например находить нужные документы, заполнять их по готовым шаблонам и т. д. Благодаря этому можно сократить штат или расширить функции кадрового отдела.

19. Снижение налоговой нагрузки

Если у вас статус ИП, то рассмотрите варианты перехода на специальные режимы (УСН, патент, ЕСХН). Путем сравнения определите, что для вас выгоднее в отношении уплаты налогов. Подробности системы налогообложения можно выяснить на сайте nalog.ru.

Также, если квартальная выручка не превышает 2 млн рублей без учета налогов, есть право освобождения от уплаты НДС (п. 1 ст. 145 Налогового кодекса РФ).

Читайте также! Рентабельность бизнеса: расчет главных показателей

20. Объединение с другими компаниями для продвижения

Экономия на рекламе возможна в виде проведения совместных рекламных акций и промо. К примеру, в ваших планах организация масштабного мероприятия для привлечения новых клиентов и продвижения бренда, но бюджет получается очень обременительный. Попробуйте найти партнеров, которые присоединятся в вашей акции и возьмут на себя часть затрат.

Данное направление весьма перспективно, так как, развивая сотрудничество, вы можете не только снизить расходы компании по рекламе и продаже своей продукции, но и завязать новые деловые контакты и расширить свою целевую аудиторию.

21. Активное использование аутсорсинга, аутстаффинга и лизинга

Поясним, что это такое.

При аутстаффинге работники выводятся за рамки постоянного штата и официально устраиваются в аутстаффинговое агентство, которое заключает с ними трудовые соглашения, выплачивает заработную плату, гарантирует социальное обеспечение и т. д. В то же время сотрудники остаются на прежних местах, и меняется лишь статус их взаимоотношений с прежним работодателем. Теперь последний выступает в качестве заказчика услуг у подрядчика-аутстаффера. Данная схема позволяет экономить на затратах на бухгалтерию и кадровую службу.

Аутсорсинг тоже подразумевает привлечение работников из внешнего агентства, но это могут быть и совершенно новые люди, ранее не сотрудничавшие с вашей компанией. При этом аутсорсер берет на себя подряд по обеспечению определенных бизнес-процессов и отвечает за результат.

Подрядчик использует собственные ресурсы, включая и людские, и получает оплату предоставляемых услуг. Как правило, на аутсорсинг переводятся второстепенные для компании операции, и такой подход дает возможность оптимизировать расходы на персонал.

Лизинг представляет собой аренду сотрудников, обычно для реализации конкретного краткосрочного проекта. На подобных условиях привлекаются высококвалифицированные специалисты. Например, это может быть бухгалтер для осуществления финансовых расчетов при подготовке важного проекта, опытный аудитор или маркетолог и т. д.

Читайте также! Маржинальная прибыль: расчет и анализ показателей

22. Приобретение б/у оборудования и мебели

Нередко солидной статьей расходов компании является покупка инвентаря, оборудования, мебели и пр. Особенно это актуально для организаций, действующих в сфере услуг. Например, в процессе запуска кафе 30-40 % бюджета могут составлять траты на технику и мебель. Еще больше доля подобных расходов при подготовке к открытию отелей, хостелов и т. д. – такие траты могут доходить до 80 % от запланированной суммы.

Хорошим подспорьем для бизнеса, особенно нового, является возможность приобрести специализированные машины, кухонное оборудование, офисную технику и мебель у других организаций. Товары, бывшие в употреблении, всегда продаются со скидкой. На помощь придут как хорошо известные платформы типа «Авито» и «Юлы», так и специализированные ресурсы для предпринимателей, аукционные площадки.

К примеру, сервис «Сбагри» дает возможность найти все необходимое для оборудования гостиниц, кафе, автосервисов и т. п.

23. Строгий подход к открытию новых вакансий

Кризисные условия часто ставят вопрос о перепрофилировании бизнеса. Столкнувшись с вопросом, как снизить расходы и выжить в условиях пандемийных ограничений, многие торговые компании переключились на продажи в интернете, а кафе и рестораны – на услуги доставки. Разумеется, для дополнительных направлений деятельности нужны сотрудники, но зачастую не стоит набирать новых – имеет смысл предложить имеющимся в штате специалистам попробовать себя в ином качестве.

Встречается и такое явление, как обмен сотрудниками. К примеру, сеть «Магнит» предлагает работу персоналу ресторанов, приостановивших свою деятельность. Зачастую, чтобы не лишиться работы, люди готовы перейти на другое место, а кто-то и находит себя в новой ипостаси.

24. Изыскивание возможностей дополнительных доходов

Яркий пример, насколько оригинальными могут быть вспомогательные источники извлечения прибыли, – опыт компании «Уральские авиалинии», которая предложила жителям Екатеринбурга, Москвы и Санкт-Петербурга доставку еды из бортового рациона. Идея питаться «на земле» блюдами, приготовленными и сервированными по правилам авиационной кухни, пришлась многим по вкусу.

Здесь нужно исходить из специфики деятельности компании, но вот несколько базовых вариантов:

• Партнерство по аренде. Если вы пользуетесь офисом лишь часть времени, то можно найти другого предпринимателя, который займет другие часы и разделит бремя арендных выплат.
• Сдача в субаренду склада. Если у вас есть свободные площади, то попробуйте заработать на этом, предложив свое место хранения всем желающим.
• Обмен клиентскими базами. Скажем, для фитнес-тренера коллаборация со специалистом по правильному питанию будет вполне уместна – они успешно могут рекламировать друг друга и даже предлагать услуги в комплексе.

Читайте также! Себестоимость продажи продукции: как посчитать и анализировать

Существует универсальный совет — расширяйте контакты с коллегами-предпринимателями и рассматривайте разные варианты партнерских отношений.

25. Отказ от убыточных проектов

Есть так называемые имиджевые проекты, которые не приносят прибыли. К примеру, это может иметь значение для поддержания статуса компании, ее социальной репутации. Но в кризисных обстоятельствах стоит подумать, насколько целесообразны подобные издержки.

Необходимо оценивать все действующие проекты по отдельности с точки зрения их рентабельности. При этом можно использовать специальные программы финансово-управленческого учета или привлекать профессионалов в данной области.

Пошаговый план снижения расходов в компании

Разработка стратегии по сокращению затрат обычно происходит по следующей схеме:

1. Ведение систематического учета расходов.

При этом важно охватывать все статьи, даже самые мелкие – например, ужин с партнером по бизнесу или вызов такси. Данные о расходах накапливаются за определенный период – их распределение может быть по датам, способам оплаты, направлениям затрат.

2. Группировка расходов.

Отдельно анализируются разные категории издержек, к примеру постоянные и переменные. Это помогает определить объем расходов, их влияние на прибыль.

3. Расстановка приоритетов.

Здесь важно оценить значимость каждой статьи для развития бизнеса, и для основы подойдет следующая разбивка:

• высокоприоритетные – без них нормальное функционирование организации невозможно (закупка сырья и материалов, приобретение оборудования, содержание основного персонала и пр.);
• приоритетные – их сокращение возможно, но это приведет к ощутимым сложностям в организации бизнес-процессов (программное обеспечение, маркетинг);
• допустимые – тоже влияют на деятельность компании, но в меньшей степени (расходы на лояльных клиентов и сотрудников в виде бесплатных услуг, бонусов за хорошую работу и т. п.);
• ненужные – их урезание никак не отразится на прибыли.

4. Проведение анализа затрат от крупных к мелким.

• Отслеживание динамики по периодам. Так можно выявить причины снижения или увеличения той или иной расходной статьи.
• Оценка влияния каждой группы издержек на результаты деятельности компании.
• Принятие решения по каждой статье: полное сокращение, уменьшение или сохранение в неизменном виде.
• Определение пути снижения затрат, выбор самых эффективных для этого методов.

5. Планирование бюджета.

Необходимо распределить имеющиеся ресурсы с учетом прогнозируемых поступлений и выплат. Так можно понять перспективы и достижимость выбранных показателей.

6. Составление плана действий.

Имея перед глазами аналитические данные по группам расходов и их значимости, нужно определить конкретные мероприятия по оптимизации издержек с указанием сроков и лиц, ответственных за реализацию решений.

Не стоит целиком принимать чужой проект, пусть даже и успешный. Нужно учитывать, что каждый бизнес индивидуален, и значение имеет множество факторов. То, что получилось в одном случае, необязательно даст эффект при повторении.

Экономия позволяет компании выжить и даже найти новые возможности развития. Главное подходить к вопросу, как снизить расходы компании, взвешенно и делать все планомерно.