Лого http://academy-of-capital.ru/
Как проводить планерки правильно и эффективно: шпаргалка для руководителя
Как проводить планерки правильно и эффективно: шпаргалка для руководителя

Как проводить планерки правильно и эффективно: шпаргалка для руководителя

24.07.2020
Автор: Academy-of-capital.ru
Добавить комментарий
Рейтинг:
(Голосов: 1, Рейтинг: 5)

Из этого материала вы узнаете:

  • Необходимость планерок для руководителя
  • Простой пример планерки в отделе продаж
  • Распространенные виды планерок
  • 4 популярные темы для планерки
  • Составляющие любой планерки
  • 4 этапа проведения утренней планерки
  • Секреты проведения эффективных планерок
  • Нюансы проведения виртуальной планерки
  • 6 причин, почему планерка неэффективна

Как проводить планерки, оказывается, знает далеко не каждый руководитель. И в результате многие допускают типичные ошибки во время ежедневной или еженедельной встречи. Чтобы она не превратилась в каторгу для сотрудников, важно ответственно подготовиться к планерке и все продумать до мелочей.

Прежде всего следует набросать план, по которому потом вести обсуждение важной темы. Говорить должен не только один спикер, участвовать обязаны все. Только так можно добиться сплоченности коллектива. Если планерка будет интересной и важной, люди не станут на нее опаздывать, а наоборот, постараются усердней предлагать новые идеи.

Необходимость планерок для руководителя

Необходимость планерок для руководителя

Чтобы вникнуть в тонкости описываемого процесса, для начала определимся с понятием «планерка».

Планерка – это кратковременное собрание коллектива, на котором обсуждаются актуальные задачи, планируется стратегия последующей работы.

Ключевая особенность планерок заключается именно в их кратковременности. Как правило, продолжительность подобных собраний не превышает 20 минут. Если руководитель любит долгие, пространные беседы или попросту не знает, как проводить планерку с подчиненными, действие может растянуться на час и более. К такому процессу логичнее применять определение «совещание».

Не стоит недооценивать значение регулярных планерок и совещаний для деятельности отдельных сегментов и всей компании в целом. Важно, чтобы летучки организовывались систематически как с генеральным директором, так и без его участия.

Преимущества проведения планерок

Преимущества проведения планерок:

  • Возможность оперативного управления. Руководитель следит за деятельностью сотрудников, корректирует и направляет ее в нужное русло.
  • Своевременное решение проблем. Планерки помогают вовремя заметить возникшую проблему и решить ее до того, как она превратится в глобальную катастрофу.
  • Постановка целей для сотрудников. Каждый член команды может определить для себя конкретные цели, кратковременные и долгосрочные, которые помогут ему развиваться и продуктивно работать на благо компании.
  • Мотивация генерировать идеи. У всех сотрудников есть возможность вносить предложения по улучшению работы организации.

Поощряйте сотрудников высказывать свои предложения. Например, если нововведение будет одобрено руководством и принесет прибыль, предложивший его сотрудник получит премию, либо процент от прибыли за первый месяц использования идеи. Подобную систему используют многие известные компании, например DeLL. Предложенный неким сотрудником сервис Idea Storm был одобрен руководством и принес не один миллион прибыли, снизив при этом расходы и усовершенствовав способы взаимодействия с потребителем.

Отечественные компании также не остались в стороне. Так, сотрудник одного из крупнейших банков России – Сбербанка – подсказал, как можно сократить время и расходы на перемещение инкассаторов. Ранее записи в Книгу внутреннего учета инкассаций вносились ежедневно, для чего требовалось совершать дополнительный заезд в офис. Один из инкассаторов предложил вносить записи один раз в неделю. За эту идею он получил около 300 тысяч рублей.

  • Осведомленность руководителя. Планерки позволяют ему быть в курсе событий без ежесекундного контроля над работой каждого отдельно взятого сотрудника. От его внимания не ускользнут ни объемы продаж, ни финансовые отчеты. За короткий период встречи руководитель может узнать, каким образом осваивается бюджет, как работают каналы сбыта, как внедряются новые продукты и многое другое. Именно на планерке можно напрямую спросить, что повлияло на рост или снижение продаж в текущем месяце по сравнению с прошлым.

Что это дает:

  • вовремя замечать проблемы и продумывать стратегию их решения, делегировать полномочия контроля над выполнением плана и отчетным периодом;
  • своевременно вносить коррективы в план продаж;
  • резюмировать итоги указанного периода, анализировать ошибки в случае уменьшения объема продаж;
  • поддерживать чувство локтя, объединять сотрудников, поощрять лучших работников;
  • обозначать перспективы на будущее;
  • анонсировать рекламные и маркетинговые проекты;
  • планировать бюджет, формировать график платежей.

Простой пример планерки в отделе продаж

Осведомленность руководителя

Приведем пример, как провести планерку в коллективе:

  • Приветствие. Как правило, летучки проводятся утром, поэтому большинство сотрудников находятся в полусонном состоянии. Разбудите их, взбодрите, зарядите позитивом.
  • Анализ вчерашних результатов. Обязательно отметьте лучших, попросите рассказать, что помогло им добиться высоких показателей. Подчеркните, какие моменты в общении с клиентами стоит взять на заметку всем остальным.
  • Планы на обозримое будущее. Обсудите сегодняшние цели и предполагаемые мероприятия.
  • План работы всего коллектива и отдельно взятых сотрудников. Обозначьте действия, способствующие выполнению названного плана.
  • Небольшой мотивационный блок, чтобы вдохновить сотрудников, сплотить их и настроить на рабочий лад.

Распространенные виды планерок

Понять, как проводить планерки, чтобы они были эффективными, поможет определение вида конкретной встречи.

Планерки разграничивают по нескольким критериям.

По периодам:

  • ежедневные – короткие встречи утром, перед началом работы, буквально 5–10 минут, чтобы поздороваться с коллективом и наметить цели на ближайший день;
  • еженедельные – обычно проводятся в конце рабочей недели, на них обсуждаются результаты за последние несколько дней и обозначаются планы на следующую неделю;
  • ежемесячные – позволяют проанализировать итоги уходящего месяца, поскольку в ходе такой встречи охватывается множество тем, на нее отводится не менее часа;
  • внеплановые (экстренные) – подразумевают наличие проблемы, требующей незамедлительного решения; продолжительность зависит от масштаба проблемы и степени сложности ее преодоления.

4 популярные темы для планерки

Распространенные виды планерок

Структура, продолжительность деловых встреч бывают разными, так как проводить планерки с сотрудниками нужно исходя из тематики:

  1. Донесение информации – информационные планерки проводятся на регулярной основе, чтобы держать коллектив в курсе событий.
  2. Выявление и решение проблемы – по мере необходимости при возникновении каких-либо сложностей в работе компании.
  3. Планирование – охватывает целый спектр действий: от разработки плана продаж до мотивации лиц, ответственных за его выполнение.
  4. Обучение – по мере поступления новой продукции, сервисов, методики работы необходимо постоянно пополнять багаж знаний сотрудников.

Составляющие любой планерки

До приведения конкретных примеров разберемся с ключевыми моментами планерок. Ведь нас волнует не само собрание, а именно способы его проведения.

  • Люди. Определитесь с участниками планерки. Как правильно провести встречу, не зная, на кого будет направлена ваша речь?
  • Территория. Будет ли это офис или рекреационная зона, решать вам. Помните, что место должно соответствовать значимости события.
  • Расходники. Канцелярские принадлежности (блокноты, ручки, доска для записей) должны быть заготовлены заранее в необходимом объеме.
  • Главный. Куратором планерки, как правило, является директор или руководитель отдела продаж, но их может заменить ответственный сотрудник.
  • Секретарь. Поскольку планерка проводится не ради приятного общения, ее итоги должны быть запротоколированы и распространены, поэтому нужен человек, который сможет все записать.

4 этапа проведения утренней планерки

Составляющие любой планерки

1. Выявление целей планерки

Для деятельности компании важно планирование и представление результатов, которых она должна добиться. Исходя их основополагающих целей, начальник может составить четкий план, руководство для сотрудников. Из предложенного списка выберите подходящие именно вам цели:

  • Распределение задач

Основная цель любого собрания внутри компании – планирование. Важно не перегружать ежедневный план каждого сотрудника – трех целей и одного фокуса вполне достаточно. Будет лучше, если сотрудник самостоятельно составит себе план на день и покажет его руководителю. Для постановки выполнимых задач прекрасно подойдет методика SMART.

Видя перед собой конкретные цифры, составлять и реализовать план гораздо проще. Визуально воспринимать информацию намного удобнее, поэтому для наглядности используйте доску или проектор, на которых будут видны задачи, графики и т. д. Выделяйте дневной фокус маркером и акцентируйте на нем внимание в речи. Попросите сотрудников записать планы в свои блокноты.

  • Общение с сотрудниками

Нередко сотрудники сохраняют дистанцию и стараются лишний раз не обращаться к вышестоящему должностному лицу. Если возникают сложности, они скорее попросят помощи у коллеги, чем у руководителя. Но коллеги далеко не всегда обладают достаточной компетентностью в том или ином вопросе.

Налаживание контакта с каждым своим подчиненным крайне важно. Человек, который вам доверяет, не будет бояться сообщить о возникшей проблеме и попросить помощи в ее решении. От руководителя требуется спокойно выслушать сотрудника, не обвинять его, а постараться найти решение, назначить ответственных и обозначить сроки выполнения. В конечном итоге от этого выиграют все.

  • Обучение, обмен опытом

У каждого человека есть что-то, в чем он превосходит других. У кого-то это скорость выполнения работы, у кого-то – точность и аккуратность. Обсуждая план работ, позвольте сотрудникам рассказать, в чем они хороши, что дает им возможность работать более продуктивно. Подайте положительный пример – поделитесь своими «фишками». Подтолкните их к обсуждению, поинтересуйтесь, какие приемы помогают им в работе.

Используйте различные варианты, например, устройте «игровую» планерку, где можно будет смоделировать различные ситуации и предложить сотрудникам найти выход из них. Также планерки отлично подходят для обучения: пройдитесь по скриптам продаж, повторите представление продукта, рекламные акции и так далее. Следите, чтобы участвовали все, вовлекайте неинициативных сотрудников. Важно, чтобы никто не застаивался, развитие одного сотрудника автоматически влечет развитие всей компании.

  • Тимбилдинг

Тимбилдинг

Помните сами и напоминайте работникам, что коллектив – это одна семья. Чаще употребляйте слова «мы», «наше», «команда». Делитесь с людьми успехами, даже самыми незначительными, обсуждайте прошедшие события. Общая внутренняя рассылка по электронной почте, конечно, важна, но не факт, что все ее читают. В любом случае приятнее услышать все из первых уст.

Даже если порадоваться нечему, коллектив должен быть в курсе проблем. Возможно, кто-то из сотрудников предложит действительно стоящее решение. Не забывайте о датах, имеющих значение как для компании, так и для каждого работника (дни рождения, дата основания фирмы и т. д.).

  • Мотивация

Не всегда планерка – это только обсуждение планов и проблем. Иногда полезно отвлечься от работы, пообщаться и зарядиться положительной энергией. Сделать это помогут:

  • похвала и поощрение (максимум продаж, хороший отзыв от клиента, эффективное решение проблемы – поводов может быть много);
  • разъяснение положительного результата при выполнении поставленных задач;
  • подчеркивание важности каждого сотрудника;
  • фразы, воодушевляющие коллектив: «Утрем нос конкурентам!», «Сегодня наш день!» и т. п.;
  • вера в своих подчиненных – подбодрите их фразами: «Нет ничего невозможного», «Я в вас верю» и т. п.

Думая о том, как проводить планерки в коллективе в качестве руководителя, не забывайте правило: сохраняйте позитивный настрой, что бы ни случилось. Благоприятная атмосфера – залог продуктивной работы. Не ругайте и не упрекайте подчиненных, особенно с утра. Применяйте цели, рассмотренные выше, однако не все из них требуют упоминания в рамках одной планерки.

2. Формирование регламента

После определения целей планерки можно переходить к составлению плана собрания. Хорошо, если регламент будет распечатан и вывешен на стене места встречи. Впишите в план предполагаемую продолжительность планерки. Если обойтись без «воды», вполне возможно уложиться в 15 минут, этого времени достаточно, чтобы прояснить суть и настроить коллектив на работу. Также следует расписать тезисы, темы, которые будут освещены.

3. Подготовительный этап

Формирование регламента

Подготовка крайне важна, если вы хотите разобраться в том, как проводить планерки с сотрудниками. Чек-лист собрания необходимо составить накануне. Каждодневные задачи должны коррелировать с перспективами на будущее и принимать во внимание текущие проблемы. Помимо основных тем, впишите в список сопутствующие разделы беседы: отвлеченные новости для поднятия настроения, мероприятия, проведенные ранее, обмен опытом.

4. Проведение планерки

Действуйте в соответствии со своим планом. Поздоровайтесь, спросите, каков настрой коллектива. Старайтесь не терять из вида часы, чтобы не затягивать встречу более чем на четверть часа. Отслеживайте реакцию сотрудников на каждый пункт чек-листа. Это поможет понять, какие темы интересны коллективу, и избежать ошибок в будущем.

Информацию, не заинтересовавшую сотрудников, в следующий раз либо подайте иначе, либо вовсе не включайте в свою речь.

Секреты проведения эффективных планерок

Составление списка правил проведения планерок поможет вам сделать их более продуктивными. Несмотря на то что собрания, как и коллективы, бывают разные, проблемы у них зачастую одинаковые.

  • Работа с опозданиями

Не все воспринимают планерки всерьез, поэтому опоздания отнюдь не редкость. Приход опоздавшего может сбить с мысли оратора и отвлечь слушателей, поэтому подобные нарушения необходимо искоренять. Система штрафов, конечно, эффективна, но вряд ли положительно повлияет на отношение сотрудников к руководителю. Поэтому лучше совместными усилиями придумать полушутливое наказание для опоздавших: спеть песню, принести торт, рассказать смешную историю и т. п. Отметим, что при видимой несерьезности подобных санкций необходимо неукоснительное их соблюдение.

  • Постоянство

Планерки должны оговариваться заранее и, желательно, проводиться в одно и то же время. Это позволит сотрудникам не находиться постоянно в подвешенном состоянии, а спокойно подготовиться, зная, что собрание будет проходить в такое-то время.

Если речь не идет об экстренном совещании, время и место должны оставаться неизменными, это дает чувство уверенности в завтрашнем дне и не заставляет ежеминутно находиться в состоянии боевой готовности.

  • Кратковременность

Следите за временем! Если в регламенте оговорено время собрания 15 минут, оно не должно длиться полчаса. Долгие заседания малопродуктивны. Как правило, они затягиваются из-за неумения руководителя кратко изложить свои мысли и правильно распределить временные ресурсы. Создавайте рабочие группы для проработки организационных моментов, чтобы слушатели не уснули во время обсуждения деталей.

  • Единоличность

Секреты проведения эффективных планерок

Если в компании практикуется тоталитарный стиль правления, то на собраниях сотрудники лишь молча слушают руководителя, боясь вставить хоть слово и ожидая, когда же все закончится. Суть планерок заключается именно в обсуждении, обмене мнениями, в котором принимают участие все работники предприятия.

  • Персональные проблемы

Не допускайте, чтобы кто-либо из участников перехватывал инициативу, выдвигая на первый план свои собственные вопросы. Это может привести к срыву собрания, поскольку все начнут высказываться наперебой, не слушая друг друга. Оговорите время для решения персональных проблем, чтобы не отвлекаться на них во время планерки.

  • Смысл планерок

Суть подобных собраний – в достижении обозначенных целей. Задача руководителя – следить за выполнением оговоренного плана, не давая сотрудникам игнорировать его распоряжения.

  • Продуктивность планерок

Проверить, насколько эффективным было собрание, поможет обратная связь от сотрудников. Чтобы ее получить, спросите присутствовавших на планерке, помнят ли они, какие темы были освещены. Проведите этот опрос спустя пять минут после встречи, через три часа и через день. Информация должна быть зафиксирована, иначе в планерках нет никакого смысла.

Нюансы проведения виртуальной планерки

Нюансы проведения виртуальной планерки

Если все сотрудники компании работают в одном здании и собрать их вместе не составляет труда, летучки проводятся легко, не отнимая много времени и сил. Но как проводить планерки с сотрудниками, работающими удаленно?

Здесь приходят на помощь современные технологии: web-камеры и специальные программы позволяют общаться с людьми, находящимися на другом конце земного шара. Так почему бы не использовать их для проведения планерок?

Однако в организации виртуальных собраний присутствуют некоторые нюансы, о которых необходимо помнить:

  1. Соединение интернета должно быть стабильным и иметь достаточную скорость. Перед началом совещания в течение 15 минут протестируйте качество связи, не пропадает ли звук, не «зависает» ли картинка.
  2. Если возникли сложности с соединением, а дело не требует безотлагательного обсуждения, перенесите планерку до устранения неполадок.
  3. Сделайте небольшую презентацию, так мысль, которую вы хотите донести, будет нагляднее и проще для восприятия.
  4. Так же, как и в случае со стандартными условиями проведения планерок, не солируйте, обращайтесь к аудитории, задавайте вопросы, интересуйтесь мнением коллектива.
  5. Каждой теме уделяйте ограниченное количество времени, чтобы не потерять интерес слушателей. Если 15 из 20 минут вы будете нудно рассказывать о необходимости внедрения нового продукта, сотрудники начнут зевать и поглядывать на часы.

6 причин, почему планерка неэффективна

1. Есть ли смысл моего пребывания здесь?

Нередко сотрудник идет на собрание просто потому, что так надо (директор заставил, все пошли и я пошел), совершенно не понимая, зачем ему там находиться. Он скучает и ждет, чтобы это побыстрее закончилось и он смог вернуться к работе.

Корень проблемы состоит в том, что руководитель и сам зачастую не знает, зачем нужна эта планерка. Он подписывает на нее всех сотрудников независимо от необходимости их присутствия на данном обсуждении.

А в итоге работники тратят время и силы на то, без чего вполне можно обойтись. Поэтому так важно на этапе подготовки составить список заинтересованных участников.

2. Планерка или дружеская беседа?

Планерка

Как часто, потратив четверть часа на собрание, сотрудники остаются в недоумении: их звали для обсуждения объемов продаж, а в итоге обменялись последними новостями, и лишь в конце начальник сказал: «Идите работайте, мы отстаем от плана».

Отсутствие четкой структуры совещания, пустые разговоры оказывают пагубное влияние на продуктивность всех членов коллектива. Если даже руководитель не заинтересован в обсуждении стратегии, зачем рядовому сотруднику заморачиваться?

3. Обсуждения без результата

Можно провести тысячу планерок, но так и не добиться результатов. Вы тратите время и энергию, но не достигаете поставленных целей. Продажи падают, сотрудники не испытывают интереса ни к этим собраниям, ни к работе, а проблемы так и остаются нерешенными.

Как верно отметил сотрудник компании Halocracy One, причиной гибели большинства компаний является не голод, а несварение желудка. Совещания без цели и результата как раз и есть такое несварение.

4. Уход от темы

Проблема уклонения от повестки дня распространенная и весьма опасная. Она нервирует сотрудников и отрицательно сказывается на работе компании.

Подчас руководители считают, что собрать коллектив в одном помещении и озвучить первую проблему достаточно для проведения эффективной планерки. Это далеко не так, и вот почему:

  • После определения одной темы сотрудники сосредотачиваются только на этом вопросе и активно его обсуждают. Но этот прием не настолько продуктивен, как может показаться, скорее наоборот. Более того, эффект может быть прямо противоположным: отсутствие повестки подчас раздражает и превращает совещание в пустую болтовню.
  • Если не объявить повестку дня в самом начале планерки, велика вероятность перехода инициативы к предприимчивому сотруднику, который сделает свою проблему основной темой для обсуждения. Отсутствие лейтмотива рассеивает внимание аудитории, поэтому любая предложенная тема, пусть и не самая значительная, может увести собрание в другое русло.

Все это приводит к соревнованию проблем за право быть обсужденными в первую очередь. Крайне неэффективное занятие.

5. Протоколы совещания, не несущие никакой ценности

Ни одну планерку нельзя считать удачной, если по ее завершении в головах участников не осталось никакой полезной информации.

Вы потратили время и силы, провели, как вам кажется, отличное собрание, секретарь составил протокол в 10 листов, размножил и отправил его всем сотрудникам. Кажется, все идеально. Но чего будет стоить вся эта работа, если никто даже не откроет сей «талмуд», не ознакомится с его содержанием и, конечно, не выполнит поставленные в нем задачи?

Опасности подстерегают на каждом шагу. Даже профессионально проведенная планерка не будет стоить затраченных усилий, если по ее итогам не окажется решенной ни одна из выявленных проблем. И дело не в отсутствии их решения.

Данная ошибка многое может сказать о состоянии дисциплины в компании. На первый взгляд все может быть отлично: все пришли вовремя, внимательно выслушали руководителя, отвечали на вопросы и вставляли дельные комментарии, но, едва они покинули место совещания, информация покинула их сознание, а желание выполнять предписания рассеялось как дым.

Это все лирика, конечно, но следить за исполнением протокола так же важно, как проводить планерки.

6. Битва умов

Протоколы совещания

Все мы хотим признания, хотим доказать, что мы тоже чего-то стоим, но порой это желание превращается в идею-фикс и мешает работе.

Наверняка в каждом коллективе есть один-два сотрудника, считающих, что они умнее руководителя и их идеи принесли бы компании гораздо больше пользы. Такие люди могут перебивать ведущего, спорить с ним, предоставляя остальным молча наблюдать за этим состязанием.

Причем тема собрания может быть любой, они всегда стараются вставить свои «пять копеек», продвигая собственную идею.

Такой подход оставляет в стороне других участников планерки, которые боятся произнести хоть слово, опасаясь нападок негласных лидеров. Это чревато сведением ценности планерки к нулю. Руководитель и чрезмерно инициативный сотрудник пытаются перекричать друг друга, все уже забыли о повестке дня, кто-то делает ставки на исход поединка...

Нужно пресекать такие ситуации, поскольку вместо адекватного обсуждения насущных проблем планерка рискует превратиться в поле боя, где не будет победителей.

Как же проводить планерки, чтобы они были эффективными? Важно понимать, что подобное мероприятие проводится не просто так, для галочки, у него есть вполне определенные цели и задачи, и подходить к нему нужно ответственно как руководителю, так и подчиненным.

Готовьтесь к планеркам заранее, репетируйте речь, если не уверены в силе своего убеждения. Старайтесь делать собрания интересными для всех, мотивирующими. Анализируйте все встречи, делайте выводы, работайте над ошибками. Относитесь к планеркам со всей серьезностью, тогда и сотрудники проникнутся их важностью.

Соблюдение всех перечисленных выше правил поможет проводить результативные планерки, делать коллектив сплоченной командой и вести компанию к успеху.


Попап:  Корп
Виджет сценарий