Функции и качества эффективного руководителя отдела продаж

Во главе отдела продаж должен стоять грамотный и активный специалист, способный обеспечить эффективную работу сотрудников.

К основным направлениям его работы можно отнести:

• планирование работы отдела;
• организацию текущего процесса;
• рациональное распределение обязанностей между членами коллектива;
• контроль работы менеджеров по продажам;
• решение стратегических задач;
• организацию бесперебойной работы CRM-системы;
• подготовку отчетной документации для анализа результатов каждого завершенного периода.

Грамотная организация деятельности способствует качественной работе не только руководителя, но и всего отдела. А также она гарантирует положительный рост объемов продаж и повышение доходов компании.

Эффективный руководитель отдела продаж должен обладать следующими навыками:

• легко находить общий язык с окружающими;
• умело контролировать коллектив;
• адекватно оценивать вклад сотрудников в конечный результат;
• мгновенно разрешать нестандартные ситуации;
• принимать ответственные решения.

Это должен быть очень сильный специалист с хорошо развитыми практическими навыками и ярко выраженными лидерскими качествами.

Должностная инструкция эффективного руководителя отдела продаж

Основные требования к специалисту и вопросы взаимодействия руководителя отдела продаж с сотрудниками компании прописаны в должностной инструкции. Рассмотрим этот документ подробнее.

1. Основные положения

Это обязательный раздел документа подобного формата. Его текст у большей части компаний примерно одинаков, но переносить его без изменений из первого попавшегося документа нецелесообразно. Постарайтесь отразить в общей части специфику своей работы.

Примерный перечень положений:

• К какому подразделению вашей компании будет относиться данный руководитель.
• Кто находится у него в подчинении и кто является его руководителем.
• Соответствие деятельности руководителя Трудовому кодексу РФ и другим законодательным актам, Уставу организации и локальным документам.
• Процедура делегирования обязанностей руководителя в случае его отсутствия (очередной отпуск, служебная поездка, больничный и т. п.).
• Дополнительные положения, соответствующие конкретной ситуации в компании.

Читайте также! Функции руководителя отдела продаж: разбираем навыки и умения

2. Ответственность

В зону ответственности человека, возглавляющего отдел продаж, попадает:

• выполнение запланированных объемов продаж;
• организация деятельности в соответствии с внутренними нормативными документами;
• защита конфиденциальных сведений от утечки;
• сохранность материальных ценностей;
• соблюдение должностной инструкции и иных внутренних регламентов.

3. Права

Эффективный руководитель отдела продаж должен активно участвовать в процессе развития компании.

Это обязательно нужно отразить в должностной инструкции. Он имеет право:

• предлагать и реализовывать меры по совершенствованию технологии продаж;
• заниматься подбором кадров, их обучением;
• разрабатывать задачи и добиваться их выполнения от подчиненных.

4. Служебные связи

Иногда в процессе решения рабочих вопросов руководителю отдела продаж может понадобиться информация от других подразделений. Это могут быть данные бухгалтерии или маркетингового отдела. Необходимо расписать в должностной инструкции механизм предоставления ему таких данных и полномочия в процессе их получения.

Лучшие способы сделать руководителя отдела продаж эффективным

Пригласить к себе на работу действительно эффективного специалиста непросто. Спрос на таких работников очень велик.

Для того чтобы он согласился сотрудничать с вами, придется прибегнуть к системе мотивации, которая предполагает:

• высокую оценку деятельности руководителя;
• поощрение продуктивных инициатив и степени его активности;
• создание условий для последовательного улучшения эффективности его деятельности.

Это можно осуществить в условиях комбинированной системы оплаты труда. Она предполагает наличие:

• фиксированного оклада;
• бонусов, которые начисляются по результатам работы.

Самое трудное – определить перечень показателей для самого руководителя отдела продаж. Их переизбыток затруднит оценку, а недостаточное количество не позволит охватить все направления. Готового шаблона оценки нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. При этом учитывается специализация компании, специфика и виды товаров, направления работы, особенности целевой аудитории.

Приведем несколько примеров показателей эффективной работы:

• выполнение плановых показателей;
• увеличение клиентской базы;
• рост объема продаж по категориям товаров;
• ритмичность и бесперебойность работы отдела;
• точность и качество отчетности;
• эффективный подбор сотрудников;
• системное повышение квалификации персонала;
• низкие показатели дебиторской задолженности и процент ее сокращения;
• отсутствие претензий со стороны покупателей.

Если в перечне полноценно отражены все важнейшие направления работы руководителя отдела, его личная заинтересованность в эффективности труда возрастает.

Обычно начисление бонусов происходит по следующей схеме:

• плановые показатели продаж ниже 80 % – стимулирующая часть заработка сотрудникам и руководителю не выплачивается;
• выполнение плана выше 80 % – назначается дополнительная выплата с применением коэффициента в размере оклада;
• отчетный период закрыт с превышением плановых показателей (от 100 до 120 % и более) – увеличение выплат возрастает в несколько раз.

Опасность сознательного занижения результатов продаж блокируется фиксированной величиной бонусов, которые можно заработать. Пересмотр норм проводится каждый год. Компания может вносить изменения в этот документ и более часто, ориентируясь на динамику цен, достигнутый уровень продаж, расширение ассортимента продукции и другие показатели

Благодаря такому подходу показатели отдельных малоэффективных работников становятся не так заметны.

7 инструментов эффективного руководителя отдела продаж

Повысить уровень продаж вам поможет грамотная стратегия управления.

1. Установите ожидания по вознаграждениям.

Между финансовыми ожиданиями менеджеров по продажам и поддержкой стабильных отношений с клиентами существует тесная связь. Планируйте вознаграждения так, чтобы новые менеджеры не игнорировали работу с ранее привлеченными крупными клиентам. Такая ситуация может возникнуть в том случае, если они узнают об отсутствии дополнительных выплат за эту работу и переключат свое внимание на привлечение новых покупателей. Учитывайте этот момент при составлении планов по вознаграждению.

Помощь в решении этого вопроса вам могут оказать сотрудники отдела по работе с персоналом и вышестоящее руководство.

2. Установите цели и объем работы.

Каждый член команды и весь отдел в целом должны понимать, какой объем работы им предстоит выполнить для достижения цели. Это объединит команду и облегчит понимание того, что все работают на один результат, хотя каждый имеет свой круг задач.

Типы целей продаж могут быть самыми разными: рабочие обязанности, обучение и т. д. Главное дать о них четкое представление команде. В курсе ваших целей также должны быть вышестоящие руководители, команды маркетинга и поддержки. Нужную информацию они могут получить на совещаниях или в ходе индивидуальных встреч.

Читайте также! Портрет руководителя отдела продаж: основные качества и навыки

3. Адаптируйте и обучайте новичков.

Успешная интеграция новых членов в рабочий коллектив — еще одна обязанность руководителя отдела продаж. На вас будет распространяться ответственность за их прием и адаптацию в коллективе. Но даже если этот процесс будет осуществляться HR-менеджерами, вы не останетесь в стороне. Вам придется заниматься обучением, назначать наставников, контролировать результаты испытательных мероприятий.

Новый работник должен получить от вас информацию о продукте, клиентах, процессах и специфике продаж. Это будет способствовать скорейшей адаптации и уравниванию условий работы с остальными менеджерами.

Важная задача — обучить вновь принятого человека технологиям, которые разработаны членами вашей команды. Это могут быть особые приемы быстрого перехода клиента из категории потенциальных в категорию постоянных покупателей. Освоив их, он лучше поймет особенности ведения переговоров, хорошо будет разбираться в специфике продукта.

4. Мотивируйте.

Как эффективный руководитель отдела продаж вы должны подходить к этой задаче профессионально. Прежде всего выясните, что мешает вашим сотрудникам работать так, как вы от них этого требуете. Почему они некорректно ведут переговоры с клиентами, не справляются с планом продаж или нерационально тратят время? Если вы сумеете выяснить причины и поймете, какая мотивация нужна людям, вам удастся скорректировать систему взаимодействия с клиентами и повысить показатели продаж.

Для того чтобы ваши менеджеры были мотивированы на успех, проводите больше мероприятий по тимбилдингу. Совместные поездки, соревнования, корпоративные праздники очень хорошо повышают работоспособность и мотивируют на успех.

Михаил Дашкиев о Сергее Азимове

5. Выступайте в роли посредника между менеджерами и высшим руководством.

Руководитель отдела продаж — это связующее звено между рядовыми продавцами и руководителями высшего эшелона. Все они, включая топ-менеджеров, должны получать информацию о том, что происходит в подразделениях. Все вопросы о повышениях и продвижении сотрудников в конечном итоге решаются наверху. Поэтому старайтесь озвучивать успехи ваших подчиненных и не позволяйте необоснованно применять к ним взыскания.

6. Пишите отчеты по продажам и прибыли.

Все ваши отчеты базируются на анализе данных о деятельности отдела и каждого из ваших сотрудников. Поэтому с полученными результатами должна быть ознакомлена вся команда. Людям следует знать, каких результатов им удалось достигнуть совместными усилиями. Вместе с вами они будут радоваться успехам и искать способы устранения недочетов.

Ваши личные достижения и степень вашей эффективности также оцениваются вышестоящими руководителями на основании отчетов. Так что не забывайте подчеркивать свои успехи и не скрывайте имеющиеся проблемы. Обратную связь от топ-менеджера с уточнением дальнейших направлений работы вы обязательно получите.

В отчетах о продажах должна содержаться следующая информация:

• сумма дохода, полученная в результате работы вашего отдела;
• продуктивность процесса заключения сделок;
• количество новых потенциальных клиентов;
• категории самых продаваемых продуктов (товаров или услуг);
• активы, которые наиболее эффективно работают в процессе от первой точки конверсии до перехода потенциального покупателя в статус клиента.

7. Оценивайте и меняйте процесс продаж.

Результат продаж оценивается положительно в том случае, если вы помогли лиду, находящемуся на начальной стадии воронки, перейти на следующий этап и стать лояльным клиентом. Эффективные команды всегда стараются выработать единый алгоритм действий от первого контакта до завершения сделки. Это позволяет согласовать работу с потенциальными клиентами и получить базу для встреч с новыми заказчиками.

Ваша компания находится в процессе непрерывного развития: обновляется ассортимент продукции, меняются покупательские предпочтения, появляются новые торговые агенты. Соответственно, и процесс продаж должен постоянно эволюционировать, подстраиваясь под новые требования. Только в этом случае он останется эффективным и мощным инструментом для менеджеров.

Продажи — важнейшее направление работы любой компании. Они играют огромную роль в формировании прибыли. Быть эффективным руководителем отдела продаж — значит знать все подводные камни процесса. Но если вы владеете верной стратегией и правильно выстроили внутренние и внешние отношения, то путь к достижению цели будет успешным.