Кратко о правах и обязанностях руководителя отдела продаж

Руководитель отдела продаж должен:

• проводить переговоры с основными партнерами в сфере сбыта;
• формировать план реализации (закупок) на текущий месяц;
• анализировать эффективность проводимых рекламных кампаний, продумывать дальнейшую стратегию;
• контролировать своевременную отгрузку продукции клиентам;
• распределять клиентов между менеджерами;
• расширять клиентскую базу;
• создавать правила распределения новых клиентов среди менеджеров;
• контролировать поступления оплат;
• проводить исследования, анализировать спрос на товар для понимания дальнейшей стратегии;
• обеспечивать прозрачное и точное взаимодействие менеджеров по продажам с другими отделами организации;
• выявлять потребности клиентов, получать обратную связь с целью улучшения обслуживания;
• отслеживать сроки поступления оплат, проверять реестры по платежам, отгрузке, сальдо, контролировать отклики по рекламным кампаниям;
• проверять правильность оформления блоков рекламных объявлений, размещаемых на разных площадках;
• контролировать заключаемые договоры на сбыт продукции;
• следить за выполнением плана реализации;
• обеспечивать безопасные условия работы подчиненных.

Кроме должностных обязанностей, руководитель отдела продаж наделен необходимыми правами и полномочиями.

У начальника отдела маркетинга есть право:

• разрабатывать и представлять на обсуждение вышестоящего руководства проекты по улучшению работы своего отдела;
• при возникновении разногласий с непосредственным начальником обращаться к руководству компании;
• получать любую информацию, необходимую для выполнения плана продаж;
• ставить подпись под документами, регламентирующими управленческую деятельность, а также при оформлении списания и получения материальных ценностей;
• разъяснять менеджерам возникающие вопросы согласно должностной компетенции;
• добиваться от подчиненных того, чтобы документы были правильно составлены и оформлены;
• контролировать документооборот, объяснять важность сохранения всех документов, которые образуются в рабочем процессе;
• анализировать работу отдела продаж, выявлять недостатки и, если требуется помощь вышестоящего руководителя, совместно разрабатывать пути их устранения.

Для скачивания есть должностная инструкция руководителя отдела продаж.

Основные функции руководителя отдела продаж в компании

1. Проведение переговоров.

У отдела продаж очень важная миссия – работники этого подразделения ведут бой за каждого клиента компании, защищая его от конкурирующих фирм. Поэтому одним из профессиональных качеств руководителя отдела продаж является умение проводить успешные переговоры с партнерами и клиентами.

Он сам и его специалисты приносят собственной организации гораздо больше денег, чем их личный доход вместе с бонусами и премиями. В десять, в сто раз больше. Само собой, что это так и должно быть, иначе нет смысла в создании отдела продаж во главе с начальником.

Читайте также! Падают продажи: только реальные способы выхода из ситуации

Из этого следует, что собственник и директор принимают руководителя отдела продаж в свою фирму не для увеличения своих расходов, а для роста доходов. Как соотносится зарплата менеджеров и приносимый ими доход, можно предельно точно просчитать в конце каждого месяца.

2. Играющий тренер.

В задачи руководителя отдела продаж входит не только проведение переговоров. Он должен обладать всеми навыками хорошего продавца, а также уметь передавать свои навыки и опыт подчиненным по принципу «Бери пример с меня». Понятно, что успешный продавец – это одно, а грамотный руководитель – это другое. Однако профессиональному руководителю отдела маркетинга необходимо быть асом в продажах, он должен показывать лучшие результаты в переговорах с клиентами, всегда быть на высоте. Но и вести за собой команду, строить отношения с подчиненными тоже должно входить в его компетенцию.

Требуется стать играющим тренером, который может показать лучшие приемы и передать знания и опыт своей команде.

3. Тренер, учитель, специалист по дожиму клиента.

Каким образом и когда происходит передача менеджерам знаний и опыта от руководителя?

• Набор специалистов по продажам.

  Работа руководителем отдела продаж включает функцию подбора специалистов по конкурсной системе, чтобы изначально набрать себе крепкую команду из людей амбициозных, стремящихся преуспеть, грамотных и профессионально обученных. Конкурсы, мини-тренинги и так называемые переговорные рубки помогают убедиться в умении вести переговорный процесс с указанной ценой и делать продажи с помощью холодных звонков и по результатам выявить лучших соискателей.

• Обучение менеджеров.

  После проведения конкурса и приема на работу новых сотрудников составляется программа адаптационного тренинга, включающего обучение конкретным методам продаж. Вводный тренинг поможет новичкам быстро освоиться на новом рабочем месте.

• Проведение внутрикорпоративных обучающих мероприятий.

  Адаптационный тренинг – это только начало работы. Руководитель отдела продаж должен составить план корпоративных тренингов для дальнейшего обучения. Существуют методики и игровые техники, на которых обучают проведению переговоров и тонкостям продаж. Часть курса может вести руководитель. А для ознакомления с техническими нюансами и продукцией можно пригласить экспертов, технологов из производственных отделов и технических специалистов.

• Увеличение объема продаж.

  В планах руководителя отдела продаж всегда должно быть увеличение доходов компании и, безусловно, личных. Он инициативен, работает с энтузиазмом и никогда не останавливается на достигнутом. В фирме необходимо разработать такую мотивацию для всех сотрудников, включая руководителей, чтобы они лично были заинтересованы в росте прибыли. Их доход растет, когда растут продажи. Улучшить результаты можно благодаря большому количеству встреч с потенциальными и постоянными клиентами, а также оказывая помощь подчиненным в завершении сделок.

• Наставничество.

  Данный пункт очень важен для повышения эффективности. Возможно, самый значительный, поэтому наставничеству нужно уделять большую часть времени. Обучать на личном примере, помогать подчиненному в переговорах дожать клиента.

4. Функции управления.

Приоритетом в работе руководителя отдела продаж должен быть поиск новых возможностей бизнеса, расширение рынка сбыта, увеличение чека одного клиента, выявление потребностей покупателей с целью формирования новых предложений. Но его инициативы должны быть подкреплены действиями.

Ведь нельзя забывать о том, что его личный доход и доходы менеджеров отдела зависят от того, сколько пользы они принесут своему предприятию, насколько вырастут обороты компании. В их интересах добиваться поиска инвестиций под расширение и модернизацию производства, выделения финансов на рекламу, PR и новые маркетинговые ходы для продвижения компании на разных площадках.

Однако чтобы на смену старым приемам пришли новые, руководитель отдела продаж должен набираться опыта в управлении, находить подходы к высшему звену и начальникам других отделов предприятия. Вряд ли получится быстро найти понимание и поддержку своим планам без изменений в деятельности фирмы. Страх перед переменами часто тормозит даже очень хорошие предложения. Для эффективного развития бизнеса коммерческий директор и начальник отдела продаж должны выступить единым фронтом, а не тянуть в разные стороны, как в известной басне.

• Повышение навыков административного управления.

  Руководителю отдела продаж необходимо стать хорошим администратором. Работа в активных продажах связана с постоянными стрессами и негативом. Не только новичкам, а даже очень опытным менеджерам порой бывает трудно бороться с внутренним сопротивлением и после какого-то неприятного клиента начать опять звонить другим людям, договариваться и встречаться.

  Если работников не контролировать, то дисциплина быстро падает, мотивация не мотивирует, а рабочий день превращается в бесконечную чайную церемонию. Что должен делать руководитель отдела продаж в такой ситуации? В свою систему управления внести 13 мероприятий, которые включаются в регулярный план на каждый день, неделю и месяц, с установкой нормативов по объемам продаж. Плюс – обязательный контроль всех процессов.

  Проверено, что без должного контроля работа обычных менеджеров перестает быть эффективной, доходы предприятия резко падают в 2, 3 и даже 5 раз, в отличие от того времени, когда обеспечивалось грамотное управление. Выполнение полного объема управленческой работы на самом деле под силу двум руководителям, а не одному. Кроме непосредственного шефа, отделу менеджеров требуется помощь заместителя или коммерческого директора организации.

  В активных продажах нельзя полагаться на везение или самоорганизацию персонала. К сожалению, даже один начальник здесь не сможет организовать эффективную деятельность. Это действительно огромный объем работы, особенно с входящим потоком частных лиц.

• Укрепление связей с другими отделами. 

  Обязательно нужно помнить о том, что продажа и получение денег еще не являются окончательными пунктами сделки. Нужно приложить дополнительные усилия, чтобы клиент получил оплаченный товар вовремя и надлежащего качества.

  К сожалению, было бы наивным полагать, что все произойдет само собой: менеджеры по продаже наберут столько заказов, сколько только можно вообразить, а производственная часть, служба доставки, закупки, склад без всяких нареканий и вопросов произведут, отгрузят и доставят товар покупателю. Выстраивание прочных и надежных связей своего отдела с остальными подразделениями компании, которые имеют непосредственное отношение к выполнению клиентских обязательств, – важная часть работы руководителя отдела продаж.

Навыки руководителя отдела продаж

Профессиональные знания – это определенные универсальные навыки и опыт, полученные в работе хотя бы по одному направлению предприятия.

Навык организатора подразумевает умение распределять и контролировать ресурсы – руководитель должен создать условия для плодотворной работы подчиненных, контролировать их деятельность, анализировать полученные результаты в соответствии с поставленной отделу задачей.

Умение организовать свою работу – это значит определить личные приоритеты и цели в соответствии с задачами организации, эффективно распределять рабочее время, быстро просматривать документы и решать административные вопросы, выделять нужную информацию из большого объема, концентрировать внимание на важных моментах без застревания на мелочах, выполнять одновременно несколько задач.

Навык обучать сотрудников, находящихся в подчинении, способствовать их развитию и росту в профессиональной области – менеджеры должны ставить себе более высокую планку, реализовывать сложные задачи, принимать самостоятельные решения и действовать с большей ответственностью. Руководитель должен создать в коллективе творческую атмосферу, в которой хочется развиваться и раскрывать способности. Поощрять энтузиазм, инициативу, лояльность компании.

Очень важно научиться делегировать полномочия, то есть передавать часть обязанностей подчиненным с принятием ими на себя ответственности за выполнение работы.

Укрепление внешних связей – этот навык помогает развивать и поддерживать конструктивные отношения во всех видах коммуникаций, будь то клиенты, партнеры, представители власти или общественность. Нужно учиться быть пунктуальным, тактичным, внимательным при любом контакте. Руководитель всегда должен помнить о том, что он представляет свою компанию, и поддерживать репутацию на высоте.

Читайте также! Этапы продаж: 5 заповедей успешного менеджера

Умение правильно общаться необходимо для эффективного взаимодействия с людьми и получения поддержки на всех уровнях.

Хороший руководитель всегда заметит добросовестное и ответственное отношение к работе своих подчиненных и работников смежных подразделений, но и посредственные результаты не оставит без внимания.

Где искать кандидата на должность руководителя отдела продаж

Существует условное разделение способов на две группы: одни можно назвать бесплатными, другие – платными.

К бесплатным методам относятся следующие:

Опыт показывает, что рекрутинг через кадровые агентства – более затратный, но и более продуктивный метод. Порой и здесь приходится долго искать подходящую кандидатуру с профессиональным и грамотным подходом. Иначе можно тоже просто потерять приличную сумму денег, но так и остаться без РОПа. Лучше всего обратиться к знакомым за рекомендацией хорошего агентства.

Собеседование с руководителем отдела продаж

Современные методики подбора персонала позволяют быстро отсекать случайных людей и не терять время на длинные и глубокие собеседования. Часто специалисты по HR применяют систему, разработанную Hrscanner. Ее подготовили с использованием серьезных оксфордских методов и тестов с вопросами будущему руководителю отдела продаж. Такая беседа быстро позволяет проверить кандидатуру на профпригодность и соответствие должности.

В системе два блока.

Первый этап – выявление профессионального потенциала претендента. После прохождения теста становится понятно следующее:

• способен ли кандидат продуктивно работать, на что он ориентирован – на процесс или получение результата;
• действительно ли обладает заявленным опытом;
• что его мотивирует, какая его большая амбициозная цель, кроме денег и обычных материальных благ;
• что кандидат видит целью своей жизни;
• любит ли обучаться, менять стратегии, использовать новые методы, выходить из так называемой зоны комфорта.

Второй этап – выстраивание психологического портрета. Определяются общечеловеческие качества и характеристики личности: позитивное мышление, уровень стрессоустойчивости, умение коммуницировать, непредвзятость, упорство и др. Нужно понимать, что человеку придется взаимодействовать со множеством людей: нижестоящих, одного уровня и рангом выше.

Читайте также! KPI отдела продаж: выводим эффективность на новый уровень

Дальше уже по итогам тестирования решается вопрос о целесообразности приглашения претендента на личную беседу, чтобы определить, соответствует ли он и его резюме будущей должности руководителя отдела продаж.

Какие вопросы можно задать соискателю во время собеседования:

1. Касательно предыдущего опыта работы:

• Что вы можете рассказать по поводу предыдущего места работы и своей квалификации?
• Расскажите о своих обязанностях.
• Каков ваш распорядок рабочего дня?
• Что вы можете назвать своими главными достижениями в области продаж, маркетинга (здесь можно выбрать интересующую вас компетентность претендента)? Как вы достигли этих результатов?

2. О предыдущем опыте в качестве руководителя:

• В какой организации вы работали руководителем?
• Расскажите подробнее о ваших сотрудниках. Сколько их у вас было?
• Проводили ли вы обучение для сотрудников и в какой форме это было?
• Какой контроль был организован за работой подчиненных?

3. О предыдущих тренингах/образовании:

• Где вы проходили обучение? Назовите курсы, тренинги и мероприятия, которые позволяют вам претендовать на вакансию руководителя отдела продаж?
• Где понравилось учиться?
• По каким критериям выбирали, где хотите учиться?
• Какие самые важные вещи вы поняли при обучении?
• Сделайте небольшую презентацию любого вашего тренинга по продажам.

4. О личных качествах:

• Как вы добиваетесь доверия клиентов?
• На каком языке вы говорите с покупателями, подстраиваетесь под них или нет?
• Какие приемы используете, чтобы покупатель разобрался в технических или совсем незнакомых вещах?

5. О способностях в сфере маркетинга:

• Вспомните ситуацию, когда у вас получилось убедить другого человека поступить именно так. Как это происходило? Что вы сказали такого убедительного? Почему получилось его убедить?

6. О ведении переговоров: 

• Расскажите о случае, когда вам пришлось отстаивать свою точку зрения. Кто получал большую выгоду – вы или клиент? Что вы сказали, чтобы настоять на своем? Какими аргументами пользовались?

7. О том, способны ли долго оставаться энергичным:

• Вспомните период, когда вы работали в очень напряженном темпе довольно долго. С чем это было связано? Как восполняли энергию, когда уже не оставалось сил?

8. Еще об энергичности:

• Наверняка были ситуации, когда вы работали не спеша, спокойно выполняя поставленные задачи одну за другой. Расскажите об этом. Какие задания приходилось выполнять? Как справлялись с усталостью в этот период?

9. Касающиеся постановки и достижения целей:

• Вспомните примеры, когда вы упорно стремились к поставленной цели. Вы считали это важным для себя? Что получилось в итоге?
• Как вы справлялись с неудачами и провалами, какие делали выводы?

10. В конце беседы: 

• Что вы можете сказать в завершение, может быть какие-то важные моменты помогут раскрыть полнее ваши способности и уровень мастерства?
• Какие свои черты вы можете назвать уникальными?
• Что вас отличает от других, какие таланты помогут занять вакантное место?

Во время собеседования не стоит давать невыполнимых обещаний кандидату, а также провоцировать его. Мотивируйте его, но конкретизировать сумму зарплаты необязательно. После проведения тестов нужно дать понять претенденту (только, если вы его не вербуете из другой компании), что немного подучиться ему все же придется.

Мотивация руководителя отдела продаж

Определиться с мотивацией начальника службы маркетинга не так просто, как при расчете мотивировки обычных менеджеров. Ведь работу руководителей нельзя оценивать только по результатам продаж, должны быть учтены и многие другие факторы, к примеру, способность удержать клиента, укрепление внешних связей с другими секторами предприятия и т. д. Нужно понимать, что отдел продаж является частью компании, поэтому здесь речь должна идти о финансовых результатах предприятия, а не одного подразделения. Вот почему система мотивации и зарплата руководителя отдела продаж должна рассчитываться в зависимости от итогов работы всей компании.

Немало сломано копий при формировании эффективной мотивации руководителя отдела продаж, ведь нужно, чтобы и овцы были целы (специалисты по НR), и волки сыты (директор компании). Мало заплатишь – РОП сбежит, много заплатишь – большая дыра в бюджете образоваться может. Что делать? Считать все плюсы и минусы в работе начальника, одной рукой давать премию за хорошие результаты, а другой – вычитать за промахи.

Разрабатывать эффективную и удовлетворяющую всех систему мотивации должна рабочая группа, в которую необходимо включать не только специалистов по кадрам, но руководителя отдела продаж и коммерческого директора.

Как правило, в системе мотивации начальника отдела маркетинга есть разделение две части: денежную и сопутствующую.

• Денежную часть мотивации получают сложением фиксированного оклада и премий. Премиальные выплаты начисляются в зависимости от процента от личных продаж подчиненных или отражают чистый финансовый результат за какой-то период (обычно за месяц).
• В сопутствующую мотивацию входят не такие конкретные, но вполне осязаемые преимущества: обеспечение комфортных условий на рабочем месте, гаджеты, возможно, автомобиль, определение точных правил игры. Функционал руководителя отдела продаж четко прописывается, он понимает, что от него ждут и чего он вправе потребовать от сотрудников и вышестоящих руководителей.

В случае соответствия требований и функций руководителя повышается лояльность к предприятию и появляется желание дальше расти, обучаться и повышать свою эффективность.

Обычно в компании берут какой-либо типовой вариант и разрабатывают свою систему поощрения начальника команды продажников, добавляя какие-то свои нюансы. Как правило, это связано с деятельностью предприятия. Итак, что делает руководитель отдела продаж? В его задачу входит организация работы отдела, мотивация, обучение и помощь менеджерам с целью увеличения объема продаж по количеству и качеству. Следовательно, его мотивация завязана на конкретных цифрах подразделения и всего предприятия.

Сергей Азимов убойные фишки в продажах!

Поговорим о типичных ошибках в системе поощрения РОПа:

Какие отчеты предоставляет руководитель отдела продаж

Руководителю отдела продаж нужно подавать отчеты только своему непосредственному начальнику. Таковым чаще всего является директор предприятия. Если организация более крупная, то РОП может подчиняться коммерческому директору или руководителю департамента маркетинга.

Есть отчеты, которые составляются каждый день, другие в конце недели, месяца, квартала и года.

Чтобы отслеживать происходящие изменения в компании, живущей активной жизнью, руководителем заполняется множество различных таблиц, рисуются графики, составляются письменные отчеты.

Читайте также! Как обойти секретаря: 17 эффективных методов

Идеально, когда у руководителя отдела продаж яркая харизма и сильно выраженные лидерские качества, он знает тонкости работы обычного менеджера и имеет хороший опыт руководства. У него хватает навыков и знаний, он способен к самостоятельным решениям и готов отвечать за свою работу и за работу отдела.

Неудивительно, что такому сотруднику нужно будет платить много. Однако взамен предприятие уже примерно через шесть месяцев получит команду менеджеров, работающих согласованно и в отличном темпе.

Поэтому вместо мысли о том, что вы наймете руководителя, когда заработаете побольше, нужно взять на вооружение другую идею: «Я нанимаю РОПа, чтобы зарабатывать больше».